Основные категории переходящих дел в организации, с примерами

Евгения КОЖАНОВА, Эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству

Из статьи узнаете: какие категории переходящих дел ведут в любой организации и в чем их особенности.

Перечислим основные категории переходящих дел, которые, скорее всего, есть в любой организации. Научившись работать с ними, вы без труда обнаружите и правильно учтете любые переходящие дела любого структурного подразделения.

Организационно-правовые документы. Это устав организации, учредительный договор, свидетельства о постановке на учет и другие документы, созданные при регистрации организации. Они могут сопровождать ее весь период существования и все эти годы «переходить». Закрыть эти дела можно только в момент ликвидации компании. Но если «учредительные» документы заменили, например устав, или они потеряли актуальность, например сертификат, учитывайте их как закрытые дела в общем порядке: проведите их полную обработку и передайте в архив.

Локальные нормативные акты. Положения, инструкции, правила, стандарты и все другие локальные нормативные акты (ЛНА) утверждают, как правило, на длительный срок. Некоторые ЛНА, особенно в небольших компаниях, могут действовать до ликвидации организации. Это Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персональных данных. А вот Инструкция по делопроизводству, Правила корпоративной этики и прочие ЛНА действуют до тех пор, пока их не отменят.

Полезно знать

Переходящими считаются дела, которые не завершены делопроизводством в том календарном году, в котором их завели

Личные дела работников. Если организация ведет личные дела своих работников, то каждое из них будет переходящим столько лет, сколько работник работает в компании. Например. Работник В.П. Иванов поступил на работу в 2018 году и увольняться не планирует. Его личное дело будет переходящим с 2018 года и перейдет на 2022 год. Работник С.Г. Петров поступил на работу в 2019 году и уволился в 2021-м. Его личное дело было переходящим с 2019 по 2021 год. На 2022-й оно не переходит, так как с увольнением Петрова дело завершили делопроизводством.

Трудовые договоры работников. Как и личные дела, трудовые договоры переходят из года в год до тех пор, пока работник не уволится. Ежегодно в архив организации передают трудовые договоры только уволенных работников, потому что эти документы закрыты делопроизводством.

Личные карточки работников. Личные карточки работников (форма Т-2) ведет каждая организация. Учитывают их так же, как и трудовые договоры.

Судебные дела. Судебные дела могут длиться годами, и все эти годы, пока не вынесут окончательное решение, они будут переходящими.

Учетные формы, которые ведут в течение нескольких лет. У вас наверняка нет журналов регистрации, которые ведутся на протяжении нескольких лет. По правилам делопроизводства учет документов ведут в течение одного календарного года (п. 3.5 Правил делопроизводства..., утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), но в других подразделениях такие формы наверняка есть. Так, в отделе кадров ведут Книгу учета движения трудовых книжек. В договорном отделе — учетную форму для договоров.