Как по новым правилам хранить документы компании. Четыре инструкции
- Как формировать электронные дела по новым правилам
- Как вести номенклатуру дел с электронными документами
- Как теперь оформлять обложку дела
- Как оформить уничтожение электронных документов
В статье – инструкции, как теперь формировать электронные дела, оформлять обложки и переплеты дел и уничтожать электронные документы. Редакция составила их на основе новых Методических рекомендаций. Чтобы новые требования стали обязательными для ваших коллег, эксперт редакции советуют скорректировать ЛНА. Как это сделать — в материале. Главное в статье Скрыть
Как формировать электронные дела
В Методические рекомендации внесли правила формирования электронных и гибридных дел и уточнили сроки передачи дел. Что вам предпринять в связи с этими нововведениями — узнаете из статьи.
Уточните исполнителям сроки передачи дел. Срок передачи законченного делопроизводством документа в дело не должен превышать 10 дней после даты исполнения документа (п. 3.8.2 Методических рекомендаций).
Не делите электронные дела на тома. Если дела на бумажном носителе необходимо делить на тома, то к электронным делам это не относится. В приложении № 16 к Методическим рекомендациям уточнили, что электронные документы независимо от их объема нужно включать в одно электронное дело.
Не распечатывайте электронный лист согласования. Это актуально в тех случаях, если вы согласовываете документы в электронном виде: в СЭД или по электронной почте. Правило работает для документов со сроками хранения менее 10 лет. Например, листы согласования к бумажным письмам, планам, отчетам и другим документам со сроком хранения пять лет можете оставлять в СЭД и хранить там.
Распечатывайте электронный лист согласования только для документов с длительными сроками хранения — свыше 10 лет, которые нужно подписывать и утверждать на бумаге (п. 3.3.5 Методических рекомендаций). Приложите лист согласования, распечатанный из СЭД, к такому документу и храните вместе с ним.
Оцифровывайте гибридные дела. Под гибридными делами подразумевают дела с документами на двух носителях: бумажном и электронном. Для удобства работы с гибридным делом оцифруйте в нем бумажные документы и включите их в электронное дело (приложение № 16 к Методическим рекомендациям). В дело, которое ведете на бумажном носителе, включите только документы, созданные или поступившие на бумаге. В номенклатуру дел электронное дело и дело на бумажном носителе внесите как два тома с одним заголовком, индексом и сроком хранения.
Подлинники документов гибридного дела оставьте на своем носителе и храните в течение установленных сроков. Не уничтожайте подлинники бумажных документов после того, как отсканировали и внесли копии в электронное дело.
Как вести номенклатуру дел с электронными документами Главное в статье Скрыть
Изменения, которые внесли в Методические рекомендации, касаются электронного формата номенклатуры дел (НД) и оформления нового документа — дополнения к НД. Напомним, что НД обязательна для всех организаций (п. 4.18 Правил-2015) и за ее отсутствие можно получить штраф по статье 13.20 КоАП. Что делать в связи с изменениями к НД — прочтете дальше в статье.
Включите номенклатуру дел в СЭД. В большинстве организаций СЭД и НД существуют независимо друг от друга. Номенклатурой или не пользуются совсем или ее используют только архивариусы, а ведь это систематизированный перечень наименований всех дел — бумажных и электронных, которые образуются в делопроизводстве, и отличный справочник. С его помощью вы определите порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов в СЭД. Заметим, что во всех СЭД заложена функция присвоения номенклатурных индексов регистрируемым документам и в них можно вести НД. Поэтому Методические рекомендации советуют интегрировать НД в СЭД (п. 3.8.1).
Внесите в СЭД индексы дел сразу после утверждения НД на очередной год, тогда уже с начала года всем регистрируемым документам можно присвоить актуальный индекс дела в регистрационной карточке. Индекс присваивайте либо на этапе регистрации документа, либо после его исполнения.
Внесите отметку об электронном деле в графу «Примечание». Методические рекомендации предписывают ставить отметку о том, что дело электронное, в графе «Примечание» номенклатуры дел (приложение № 16). При этом они не уточняют, что именно писать в отметке: одно слово «электронное» или более развернуто «ведется в электронном виде». Полагаем, что возможны оба варианта, но второй более точный (пример ниже). Ранее Методические рекомендации к Правилам-2015 в пункте 1.1.1.4 рекомендовали выносить эту отметку в индекс дела, например «02-15/Э».
Оформите дополнение к номенклатуре дел. Теперь при закрытии номенклатуры дел нужно подготовить к ней дополнение. В этом документе вы учтете все вновь заведенные дела, которые вносили в резервные строки НД (п. 3.8.1 Методических рекомендаций).
Напомним, что в конце каждого раздела НД принято оставлять так называемые резервные строки для дел, которые заводят в течение календарного года. Когда год закончится, НД нужно закрыть: вписать в резервные строки новые дела, заполнить третью графу «Количество дел» и подготовить итоговую запись. В итоговой записи необходимо указать суммарное количество единиц хранения по категориям.
Дополнение составьте в свободной форме. Внесите в него заголовки дел в соответствии с разделами НД, ранее не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры. Если записи на резервных строках НД вы всегда делали от руки, то дополнение напечатайте на компьютере. Заверять его печатью не нужно. Подпишите документ у руководителя делопроизводственного подразделения и вместе с итоговой записью приобщите к утвержденному экземпляру НД (пример ниже). Если НД за 2020 год в вашей организации уже подшита, поставьте на листах дополнения литерные номера, например 34а, 34б, и заново прошейте дело с номенклатурой.
Дополнение к номенклатуре дел
Полезный совет
Учитывая, что Методические рекомендации вступили в силу 5 января 2021 года, с дополнением нужно было закрыть номенклатуру дел за 2020 год
Как оформлять обложки и переплеты дел Главное в статье Скрыть
Полным оформлением дел занимаются после того, как передали документы в архив. Напомним, что полностью оформляют дела постоянного срока хранения, длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и все дела по личному составу (п. 4.19 Правил-2015). Какие изменения внесли Методические рекомендации в этот процесс — узнаете далее.
Экономьте на обложках объемных дел. По общему правилу в одном томе дела не может быть более 250 листов при толщине дела не более 4 см (п. 4.20 Правил-2015). Методические рекомендации уточнили это правило: толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см (п. 3.8.2).
Это уточнение очень пригодится при подшивке дел по личному составу со сроками хранения пять лет — приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках и командировках работников-«невредников», о служебных проверках, об отпусках в связи с обучением, о дежурствах, не связанных с основной/профильной деятельностью, — и три года — приказов о дисциплинарных взысканиях. Теперь можете сэкономить на обложках и переплетных комплектах, подшивая эти приказы в объемные тома толщиной до 10 см.
Оформляйте титульные листы дел двумя способами. Методические рекомендации разрешили использовать два способа оформления титульного листа дела: распечатать его и наклеить на обложку или составить от руки прямо на картоне, написав чернилами разборчиво и без сокращений. Таким образом, Методические рекомендации официально разрешили самый простой способ оформления титульного листа дела: распечатать на самоклеящемся листе и приклеить к картонной обложке (приложение № 20 к Методическим рекомендациям). Кстати, в Правилах-2015 ничего не говорится о том, как технически оформить обложку дела.
Выносите на титульный лист записи о количестве томов дела. Методические рекомендации уточнили, как оформлять титульный лист многотомных дел (приложение № 20). Укажите на обложке первого тома количество томов этого дела, на следующих томах — номер очередного тома, например «Том № 1 (из 10)», а на последнем томе после его номера добавьте слово «последний» (пример ниже). Если же дело представлено в единственном томе, тогда тома дела не указывают и поле «Том №» на обложке не заполняют.
Подшивайте дела в обложки из твердого картона. Методические рекомендации уточнили, что обложки дел с документами, у которых длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона (приложение № 20). Дела с документами всегда подшивали в картонные обложки, но это могли быть как простые картонные папки с завязками, так и папки-скоросшиватели «Дело №». Поэтому данное уточнение очень ценное. В Правилах-2015 ничего не написано по поводу обложек, в которые подшивают дела.
Как оформить уничтожение электронных документов Главное в статье Скрыть
В этом году многие организации уничтожают большие объемы электронных документов с истекшими сроками хранения. В основном это электронные журналы регистрации за 2015 год и ранее, поскольку в те годы большинство организаций уже широко использовали для создания учетных форм если не СЭД, то табличные редакторы, например Excel. Пришла пора уничтожить эти электронные документы. Методические рекомендации уточняют, как это правильно сделать и оформить.
Уничтожьте электронные документы специальными средствами. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожают программно-техническими средствами (п. 3.8.4 Методических рекомендаций), а не легким нажатием на клавишу Delete. В этом вам могут помочь работники информационно-технической службы. Электронные документы считаются уничтоженными только тогда, когда их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
Оформите уничтожение электронных документов специальным актом. Для оформления уничтожения электронных документов используйте форму акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, из приложения № 21 к Методическим рекомендациям или из приложения № 21 к Правилам-2015.
Формы актов в двух этих документах идентичны, но Методические рекомендации уточняют, что при уничтожении документов с истекшими сроками хранения из структурных подразделений организации слово «архивный» из акта исключается. Воспользуйтесь этим уточнением. Замените слово «архивный» на «электронный» и вы получите «акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению». Так вы сможете отличить «электронный» акт от обычного — для документов на бумажном носителе.
Акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению
Внесите формулировку из Методических рекомендаций в раздел акта, в котором делаете записи о способе уничтожения документов: «[документы уничтожены] программно-техническими средствами без возможности восстановления средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий». Храните акты о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению, постоянно в деле фонда.
