Как сделать публичное выступление эффективным

Помощники руководителей участвуют в конференциях, конгрессах, нетворкинг-встречах, где нужно представить компанию и себя. Грамотная речь на выступлении формирует имидж организации. В пандемию большинство встреч перешло в онлайн, однако законы публичной речи остались неизменными. Разберем, как выстроить свое выступление так, чтобы вас запомнили.

Как подготовиться к успешному выступлению

Подготовка к выступлению — ключевой момент, который включает несколько шагов. Как говорил известный политик Бенджамин Франклин: «Если ты провалил подготовку, подготовься к провалу».

Как слушать, чтобы слышать и понимать собеседника

Определите цель выступления. Цель — основа любого действия. Когда обдумываете выступление — представляйте себе конечную цель. Для этого задайте вопрос: что вы хотите от своего выступления. Отбрасывайте варианты: «Я хочу рассказать», «Я хочу проинформировать» и даже «Я хочу убедить», «Я хочу продать». Ваша цель — не рассказать, не проинформировать и даже не продать. Это не цель, а процесс. Цель выступления — это действия аудитории после вашего выступления. Сформулируйте цель с помощью фразы: «В конце выступления я хочу, чтобы аудитория сделала...».

В продажах есть модель AIDA: потенциальный клиент сначала обращает на нас внимание — Attention, затем у него появляется интерес — Interest, потом у него возникает желание — Dream, которое переходит в действие — Action. Когда вы выходите на сцену или включаете микрофон на ноутбуке, вы уже привлекаете внимание аудитории. Затем вы вызываете у нее интерес, если сообщаете что-то новое и важное. В заключении вы призываете человека к действию, которое он захочет выполнить.

Изучите аудиторию, ее ценности и цели. Каждый слушатель невольно задает себе вопрос: «Зачем мне это нужно?». Вы должны ответить на этот вопрос. При подготовке выясните, что хотят слушатели, что им интересно, какие у них цели и ценности. Не забывайте про гендерные, возрастные, культурные, социальные, профессиональные характеристики аудитории.

Если вы выступаете перед коллегами, вы их неплохо знаете. Если аудитория новая, запросите информацию у организаторов или посмотрите описание мероприятия. Если публика разноплановая, выстраивайте речь так, чтобы учитывать интересы различных групп. Помните, что при всех отличиях у людей в зале есть нечто общее — они чего-то хотят от вашего выступления. И если они ничего для себя не найдут, остаток времени проведут в смартфоне. Ваша речь должна зацепить аудиторию.

Сформируйте ключевое сообщение. Это основная мысль речи — предложение, которое вы произнесете, если вам дадут только одну минуту на выступление вместо положенных тридцати. Это то, что останется в головах слушателей после окончания речи. Ключевое сообщение сформулируйте на стыке вашей цели и целей аудитории (рис. 1).

Ключевое сообщение должно проходить через всю речь. Озвучьте его в начале выступления, подведите к нему в основной части, назовите его еще раз в заключении. Слушатели не запомнят всю вашу речь, поэтому сформулируйте ту четкую идею, которую хотите донести.

Оставляйте в речи только ту информацию, которая работает на ключевое сообщение. Остальные данные пригодятся, чтобы ответить на вопросы из зала.

Как структурировать выступление

Аудитория лучше воспринимает структурированную речь. Когда сведения подают постепенно и в логической последовательности, слушатели запоминают больше информации. Чтобы структурировать речь, используйте модель «Парфенон» европейского спикера и тренера Флориана Мюкка (рис. 2). Парфенон — это греческий храм с основанием — вступлением, колоннами — разделами основной части и треугольной крышей — заключением.

Вступление. Это основа речи. Здесь работает правило первого впечатления. Аудитория быстро принимает решение, будет она слушать спикера или полистает ленту в социальных сетях. Захватить внимание аудитории можно и в середине речи, но в начале это сделать проще и важнее. Во вступлении вы привлекаете внимание аудитории, проговариваете ключевое сообщение и представляетесь, если вас не представили. Например, «Меня зовут Елена Серегина, я работаю личным помощником более 10 лет, и сегодня мы с вами разберемся...».

Чтобы привлечь внимание аудитории, есть множество приемов. Вы можете задать вопрос или сделать яркое заявление.

Задайте слушателям вопрос. Это самый простой вариант. Фразы «Как у вас дела?» или «Кто хочет быть богатым?» не подходят. Первый вопрос слишком общий, второй — манипулятивный. Грамотный вопрос подводит слушателей к теме выступления (таблица ниже).

Какие варианты запросов к аудитории использовать во время выступления

Начните выступление с громкого заявления. Например: «Меня зовут Евгения, и я буду жить вечно... я архитектор и буду жить в своих произведениях». Расскажите историю, подводящую к теме, используйте интересную цитату или цифры. Учтите, что цифры нужно перевести в образ, который слушатели смогут себе представить. Например: «Наши клиенты в 2022 году займут сто стадионов „Лужники“». Слушатели на уровне ощущения поймут, какое это большое число людей и запомнят информацию.

Основная часть выступления. В основной части раскройте ключевое сообщение, обоснуйте его, покажите важность темы. Используйте для этого три идеи. В нашей культуре много различных примеров с цифрой три — три богатыря, три брата в сказках, три толстяка и т. д. Именно три элемента людям проще запомнить. Дальше узнаете подробнее о вариантах такой структуры.

«Речь аналитика» — самый простой вариант трехшаговой структуры. Вы рассказываете о ваших идеях по очереди и начинаете каждую мысль со слов: «во-первых, во-вторых, в-третьих».

«Метод Сократа». Вы располагаете аргументы по мере их усиления. Например, по принципу «хорошо, еще лучше, лучше всего». Так, если вы хотите призвать людей заводить собак, можете выстроить речь таким образом: «Хорошо, когда вы регулярно гуляете на свежем воздухе с собакой и укрепляете здоровье. Еще лучше собака влияет на ваших детей, они учатся взаимодействию и ответственности, потому что собаку надо воспитывать и следить за ней. Но самое прекрасное — это преданность собаки, ее верность своим хозяевам».

Или используйте противоположный принцип: «плохо, еще хуже, хуже всего». Он пригодится, если цель вашей речи — сделать акцент на какой-то проблеме. После пошагового освещения проблемы предложите свой вариант решения или пригласите аудиторию к обсуждению.

«Речь путешественника во времени». Выбирайте эту структуру, когда рассказываете о каких-то трендах. Сначала расскажите о том, как раньше решали такую проблему, как ее решают сейчас и как, с вашей точки зрения, ее будут решать в будущем. Например: «Когда я 10 лет назад начинала свой путь в профессии, многое приходилось делать вручную. Современные сервисы невероятно экономят время и позволяют быстрее закрывать такие задачи, как...».

Заключение.  Когда вы громко произносите «И в заключение...», люди, которые отвлеклись, обратят на вас внимание, чтобы понять, о чем идет речь. Фраза может быть любой. Главное — слушатели должны понять, что вы заканчиваете выступление. Когда подводите итоги, напомните три пункта речи, проговорите ключевое сообщение и призовите аудиторию к действию. Стив Джобс в конце своих презентаций просто говорил: «А теперь идите и купите себе это».

Как подобрать аргументы, которые работают

Специалисты Microsoft выяснили, что длительность непроизвольного внимания людей — восемь секунд. Именно столько времени аудитория слушает вас, не прикладывая для этого усилия сознательно.

Обратите внимание!

Выбирайте ту структуру выступления, которая точнее передаст вашу идею. Если вы не знаете, какую структуру выбрать, используйте «Речь аналитика» как наиболее универсальную

Не пытайтесь удержать слушателей постоянными шутками, это утомляет. Оратору нужно быть интересным для аудитории. Используйте актуальные и рабочие аргументы, которые понятны именно вашей аудитории. Если вы не обоснуете свою точку зрения, аудитория просто разделится на тех, кто верит вам и кто не верит. Чтобы раскрыть аргументы, используйте два приема: рациональное объяснение и эмоциональный образ.

Рациональное объяснение. Это когда аргумент доказывает ваше утверждение. Например, вы рассказываете о том, как покупка именно этого тренинга поможет решить актуальную для компании проблему. После объяснения вашего аргумента приведите конкретный пример. Аудитория воспримет его лучше, чем развернутые обоснования. Подберите примеры к каждому аргументу.

Например, вам нужно обосновать, что в компании необходимо развивать систему обучения и развития персонала. Аргумент звучит так: «Система обучения персонала повышает лояльность сотрудников к работодателю и сокращает расходы, связанные с текучкой кадров». В доказательство вы приводите пример компании с корпоративным университетом и низкой текучкой кадров.

Но у примеров есть одна слабость, они ситуативны. К ним почти всегда можно найти контрпример. Поэтому, подготовьте доказательную базу из рациональных аргументов. Если вы начнете с примера про успешный корпоративный университет, кто-то из слушателей приведет в пример компанию, в которой текучка высокая, несмотря на качественное обучение. И ваш пример, и контрпример оппонента — правда, но это не значит, что обучение сотрудников не повышает лояльность сотрудников. Признайте, что есть различные ситуации, и если разобраться в них более детально, будет понятно, в чем причина неудачи в каждом конкретном случае. Подчеркните, что в целом обучение работников позитивно влияет на лояльность к компании.

Эмоциональный образ. Рациональность в бизнесе тесно соседствует с эмоциями, которым подвержены все люди. Подготовьте аргументы-образы, за которыми люди захотят пойти или от которых захотят уйти. От эмоций зависит, станет ли вам доверять конкретный человек. Проговорите аргумент и опишите образ, который работает на вашу мысль.  

Например, ваш аргумент: «Профессионализм секретаря — спокойствие и успех руководителя». Вы выстраиваете речь так: «Представьте важную деловую встречу, от которой зависят перспективы бизнеса. Секретарь перепутала и вложила не те документы шефу или положила документы руководителя на место гостя, и партнер узнал о ситуации до переговоров. Выглядит как страшный сон? Секретарями не рождаются, ими становятся в результате профессиональной подготовки и практического опыта». В этом примере словесная картинка подчеркивает важность профессионального роста секретаря.