Как приложить электронные документы к электронному письму

Из статьи узнаете: как оформить отметку о приложении, если направляете сопроводительное электронное письмо с электронными документами в качестве приложений.

Электронные документы, как и бумажные, отправляйте из организации с сопроводительным письмом. Правил подготовки электронных писем в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет, они появились в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199. Документ предлагает два варианта оформления отметки о приложениях.

Обратите внимание!

Помните, что на электронном письме, подписанном электронной подписью, необходимо оформить реквизит «Отметка об электронной подписи» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 5.23)

Первый вариант. Если к электронному письму есть приложения в форме электронных документов, оформляйте отметку о приложении, не указывая количество их экземпляров, Методические рекомендации, п. 18 приложения № 3.

Второй вариант. Если приложений несколько, можете включить их в один архивный файл формата ZIP с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах. Добавьте информацию для восстановления не менее 5 процентов от общего объема файла в формате ZIP.

Электронное сопроводительное письмо с электронными приложениями