8 сложных вопросов об электронных документах, ответы на которые понадобятся уже сейчас

Из-за пандемии и массовой удаленки число сторонников перехода на электронный документооборот резко возросло. Более того, даже Президент и Правительство включили переход на ЭД в план антикризисных мер. Сомневаться, что совсем скоро документы в компаниях станут электронными, уже не приходится. А значит, и ваша работа изменится. В статье найдете ответы на вопросы, которые чаще всего возникают у тех, кто уже работает с электронными документами. Главное в статье Скрыть

Обладают ли электронные письма юридической силой

Юридическая сила электронного письма зависит от того, в какой форме вы его получили. Их три: сообщение по электронной почте, скан бумажного письма и электронное письмо, которое подписано ЭЦП.

Электронное сообщение. К таким «письмам» относитесь с особой осторожностью: они защищены только простой электронной подписью — логином и паролем от электронного почтового ящика, с которого их отправили. Без письменного соглашения между организациями принимать электронные сообщения как корреспонденцию нельзя. Соглашением же считается, например, фраза в договоре типа: «Электронные сообщения, передаваемые по почтовым клиентам, Стороны считают имеющими юридическую силу» (пример ниже), специальный раздел договора или совместный ЛНА «Соглашение об электронном взаимодействии».
 

Фрагмент договора с условиями об использовании УНЭЦП между организациями

Но даже если есть соглашение между сторонами, градус доверия к электронным сообщениям априори понижен. Можно обмениваться электронными сообщениями при совместной работе, но передавать информацию, например о ценах, времени, встречах, изменении условий договора и т. п., лучше традиционным способом: письмом на бланке.

Все-таки пока еще служебным письмом считается документ на бланке организации, который подписан уполномоченным должностным лицом собственноручно или с помощью аналога собственноручной подписи и обладает определенным набором реквизитов: у него есть исходящий номер и дата регистрации.

Скан бумажного письма. Это не совсем электронное письмо, а копия бумажного, поэтому не сомневайтесь в его юридической силе. Требовать, чтобы вам дослали скан-копию подлинника письма на бумаге, не нужно — п. 3.7 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71.

Скан-копии бумажных писем регистрируйте так же, как обычные электронные письма, подписанные ЭЦП. Если СЭД в компании нет или у программы повышенные требования к электронным документам, например она отказывается считать письмо электронным из-за отсутствия файла ЭЦП, скан-копии придется распечатывать и вести как входящие письма на бумажном носителе.

Электронное письмо. Это полностью электронный документ, который подписан ЭЦП, причем тем видом ЭЦП, который две организации договорились считать юридически значимым. Проверьте, имеют ли право ваша компания и ее контагент обмениваться именно этим видом электронных писем. Письменные договоренности между компаниями не нужны только для электронных документов с усиленной квалифицированной ЭЦП, сертификат которой выдан удостоверяющим центром. Такая электронная подпись приравнивается к собственноручной.

Обязательно проверяйте подлинность сертификата электронной подписи у электронных документов, несмотря на то, что многие СЭД и специальное программное обеспечение делают это автоматически и вы получаете письмо с результатом проверки. Если по каким-то причинам проверить подлинность ЭЦП автоматически невозможно, сделайте это вручную при помощи специальных интернет-сервисов.

Если стороны договорились использовать в деловой переписке усиленную неквалифицированную ЭЦП, ваша задача установить, что об этом есть письменное соглашение и что срок этого соглашения еще не истек.

Если ЭЦП не прошла проверку, свяжитесь с отправителем и сообщите ему об этом, предложив направить информацию на бумажном носителе.

Как хранить электронные письма с бумажными резолюциями к ним

Храните распечатку с резолюцией до исполнения документа. После этого она больше не нужна. Распечатка письма с резолюцией — это внутренний документ. Он свидетельствует только о том, что кто-то из сотрудников в определенный день получил письмо для исполнения. А вот подлинник электронного письма — файл с ЭЦП — храните обязательно. Только он будет иметь доказательную силу, если возникнет конфликт с отправителем, особенно если дело дойдет до суда. Главное в статье Скрыть

Нужно ли распечатывать приложения к электронному письму

Распечатывать электронные приложения к электронным письмам нужно в одном случае — если на них необходимо проставить «живую» подпись. Чаще всего это нужно, когда документ присылают для внешнего согласования.

Самый простой пример — договор. Одна организация готовит оферту и проводит ее внутреннее согласование, после чего высылает второй стороне. Если с документом все в порядке, то договор распечатывают и подписывают «вживую». В остальных случаях, если решите распечатать документ, вы должны понимать, для чего это делаете. Обычно в этом нет необходимости. 

Можно ли к бумажному письму сделать электронное приложение

Обратите внимание!

Если одна организация направляет другой пакет документов, оформляется сопроводительное письмо. Важный реквизит такого письма — отметка о приложении, в котором перечисляют все направляемые документы

Прикладывать электронные документы к бумажному сопроводительному письму можно — это предусматривает ГОСТ Р 7.0.97-2016 в пункте 5.19. Для этого электронный документ запишите на внешний электронный носитель. Лучше, если это будет диск, но подойдет и флеш-карта. Диск отправьте в пластиковом футляре, а флешку поместите в бумажный конверт. На конверте или вкладыше в электронный носитель перечислите наименования записанных на него документов, имена файлов, объем документов в листах или мегабайтах. Как оформить электронные приложения к сопроводительному письму и обложку конверта с электронным носителем информации — смотрите на примерах ниже.
 

Сопроводительное письмо с отметкой о приложении

Обложка конверта с электронным носителем

Главное в статье СкрытьКак в электронном виде согласовать проект документа, если в компании нет СЭД

Если в компании нет СЭД, согласовать проект документа можно с помощью корпоративной электронной почты и бумажного листа согласования, приложив к нему электронные сообщения сотрудников, которые принимали участие в согласовании проекта документа, п. 4.2 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44.

Чтобы согласовать документ по электронной почте, сделайте рассылку согласующим лицам, приложите проект документа и просьбу его согласовать. Важно, чтобы из текста письма был понятен запрос о согласовании, а из текста ответа — результат этого согласования.
 

Письмо-запрос с просьбой об электронном согласовании договора и ответ на него

Внесите результаты электронного согласования в лист согласования. На подпись руководителю отдайте проект документа с листом согласования без распечатанных электронных сообщений согласующих лиц. Но вот хранить готовый документ необходимо и с листом, и с распечатками сообщений о согласовании.
 

Лист согласования документа

Если в компании нет СЭД — это не повод отказываться от преимуществ электронного согласования документов. А преимущества очевидные: это быстро, потому что проект документа мгновенно поступает в почтовый ящик согласующего лица, независимо от того, находится сотрудник на рабочем месте или нет; электронное согласование можно проводить параллельно, направляя проект одновременно нескольким сотрудникам.

Что делать, если запрос копии документа и ответ на него должны быть электронными, а подшить их нужно в бумажное дело

Вам придется распечатать документы — других вариантов нет. В теории нужно распечатать всего три документа: письмо-запрос, ответ на него и высланную копию. На практике придется распечатать все. Потому что каждое письмо, скорее всего, подписано электронной подписью, а у копии документа стоит отметка о заверении, которая подписана ЭЦП отправителя.

В бумажное дело включите:
— электронное письмо-запрос;
— сведения об электронной подписи к запросу;
— электронное письмо-ответ;
— сведения об электронной подписи к ответу;
— скан-копию запрошенного документа;
— отметку о заверении электронной копии;
— электронную подпись к отметке о заверении электронной копии.

Рекомендуем распечатывать отметки об электронных подписях сразу после текста письма или на его обороте. Впрочем, юридическая сила этих распечаток, даже вместе со сведениями об ЭЦП, очень невысокая, потому что подлинник документа электронный. Распечатать электронный документ — это как отсканировать бумажный, получится его копия на другом носителе.

Чтобы придать распечаткам юридическую силу, их должен заверить уполномоченный сотрудник организации. Отметку о заверении проставьте под реквизитом «Подпись». Она должна включать: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения копии, п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Заверять печатью такую отметку не обязательно. Если захотите это сделать, используйте печать «Для документов». Если часто и много заверяете распечатки электронных документов, подготовьте специальный штамп. Заверителю останется только расписаться и поставить дату.

Штамп о заверении копии документа

Если есть время, рекомендуем вам запрашивать копии документов не по электронной почте, а обычным письмом. Пусть это не так быстро, как по СЭД, зато в бумажное дело попадут подлинники писем на бумажном носителе, юридическая сила которых не вызовет сомнений. Главное в статье Скрыть

Как передать в архив электронные документы постоянного срока хранения

Дела, в том числе электронные, передавайте в архив организации по специальным описям. Образец заполненной описи смотрите ниже. Опись составьте в двух экземплярах. После приема документов архив и структурное подразделение возьмут себе по одному экземпляру подписанной описи. Форму описи смотрите в приложении № 24 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила-2015.
 

Опись электронных дел, документов постоянного хранения

Как оформить хранение электронных документов в архиве

В первую очередь оформите обложку дела (образец ниже). На обложке электронного дела должны быть:
— наименование организации: полное и сокращенное;
— номер фонда: если организация хранит только собственные документы, номер фонда можно не указывать;
— номер описи электронных дел, документов;
— номер дела по описи;
— отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
— крайние даты документов электронного дела.
 

Обложка электронного дела, оформленная в архиве компании

Рекомендуем добавить на обложку заголовок дела — так будет проще его искать. Номера описи и единицы хранения по описи укажите в том случае, если в архиве ведут описи электронных дел постоянного или временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Если описей нет, не включайте эти информационные блоки. Никаких прочерков вместо надписей делать не нужно. Состав информации на обложке описи смотрите в Правилах-2015 в пункте 4.34.

Один раз в пять лет в архиве проверяйте электронные единицы хранения, п. 2.32 Правил-2015. Проверить нужно физическое состояние носителей и воспроизводимость документов: запускается ли диск на компьютере, открываются ли файлы. Если за пять лет поменялось программное обеспечение, то файлы нужно перезаписать.