Как построить простые и сложные диаграммы в сервисе Google Документы
Диаграммы позволяют представить данные наглядно и облегчить их восприятие. Рассмотрим, как строить диаграммы в сервисе Google Документы. Ваши диаграммы сохранятся на Google Диске. Вы не будете привязаны к одному устройству и сможете в любом месте оперативно менять исходные данные, диаграммы будут обновляться автоматически. А совместный доступ к документу позволит вашему руководству или сотрудникам вносить в диаграммы правки.
Что такое сервис Google Документы
Google Документы – облачный сервис для просмотра офисных документов и работы с ними. В него входят три приложения: Google Документы, Google Таблицы и Google Презентации. Это аналоги Microsoft Word, Microsoft Excel и Miscrosoft PowerPoint. Все приложения Google связаны между собой. Например, вы можете создать документ или презентацию и добавить туда диаграмму из Google Таблиц. Для работы с Google Документами у вас должен быть аккаунт Google.
Приложение Google Документы не умеет самостоятельно строить диаграммы. Операция вставки диаграммы в документ параллельно создает Google Таблицу, в которую нужно внести данные. Если данные изменятся – снова перейдите в Google Таблицу и внесите правки.
Обратите внимание!
Чтобы предоставить доступ к вашему документу руководителю и коллегам, откройте его и нажмите кнопку с замочком «Настройка доступа». В окне настройки совместного доступа в поле «Люди» введите электронные адреса Google участников команды
Как добавить диаграмму в Google Документ
Перейдите по ссылке docs.google.com. Вы попадете в приложение Google Документы. Создайте или откройте уже созданный документ. Установите курсор в том месте, где должна быть диаграмма. В верхнем меню нажмите кнопку «Вставка», затем выберите пункт «Диаграмма».
Откроется дополнительное меню, в котором можно выбрать один из четырех типов диаграмм: линейчатую, столбчатую, график или круговую. Если у вас уже есть готовая таблица с диаграммой, нажмите последний пункт «Из Таблиц». Если готовой диаграммы нет, выберите один из типов диаграмм, например линейчатую. Сервис вставит в документ диаграмму, которая построена на основе данных самой системы. Чтобы диаграмма отображала ваши данные, внесите их в таблицу, на основе которой вы будете ее строить. Для этого щелкните диаграмму – в ее правом верхнем углу появится кнопка «Параметры связанной диаграммы». Нажмите на нее и выберите «Открыть исходный документ». Откроется Google Таблица, в которой нужно заменить данные на свои.
Полезный совет
Внизу окна редактора диаграмм есть кнопка «Вернуться к предыдущей версии редактора диаграмм». Вид окна изменится, но принцип работы останется тем же. Поработайте в обеих версиях и определите, какая для вас удобнее
Как построить диаграмму в Google Таблице
Допустим, вы сразу внесли в Google Таблицу числовые данные, по которым нужно построить диаграмму. Выделите диапазон данных и нажмите кнопки «Вставка» и «Диаграмма». Чтобы использовать названия столбцов и строк для расшифровки представления, выделите их тоже. Система проанализирует ваши данные, подберет подходящий тип диаграммы и построит ее. Если хотите изменить тип диаграммы, используйте редактор диаграмм. Чтобы его открыть, дважды щелкните левой кнопкой мыши по диаграмме. Справа появится окно редактора (рис. 1).
Рис. 1. Окно «Редактор диаграмм»
Редактор диаграмм можно также открыть через меню операций (рис. 2 ниже). Для этого нажмите на диаграмму, затем наведите курсор на ее правый верхний угол, нажмите на троеточие и выберите пункт «Изменить диаграмму». В меню операций можно выбрать другие действия: удалить, сохранить, опубликовать, копировать и переместить диаграмму. Если вы выберете пункт «Сохранить изображение», сервис сохранит диаграмму в формате PNG и загрузит его на ваш компьютер. Команда «Опубликовать диаграмму» позволит вставить диаграмму из таблицы на любой сайт. Пункт «Переместить на отдельный лист» создаст новый лист вашей таблицы и переместит на него диаграмму.
Рис. 2. Меню операций с диаграммой
Полезный совет
Вы можете создать организационную диаграмму любой сложности. Меняйте данные в зависимости от потребностей – укажите только структурные подразделения или только сотрудников либо все вместе
В редакторе диаграмм вы можете: изменить стиль и цветовое оформление; добавить или отредактировать название и подзаголовок, выбрать для них шрифт, формат и цвет; задать новый диапазон данных. На вкладке «Дополнительные» можно задать параметры для каждого типа диаграммы.
Обратите внимание: круговые диаграммы используют для сравнения нескольких величин в одной точке, их сумма составляет 100 процентов. С их помощью нельзя сравнить разные величины – для этого постройте линейчатую диаграмму. В нашем примере (рис. 2) построена круговая диаграмма распределения рабочего времени.
Какие типы диаграммы можно построить в Google Таблице
Рассмотрим два типа диаграмм, которые вам пригодятся.
Диаграмма «Дерево». Это вариант организационной диаграммы. Например, вам нужно показать иерархическую структуру организации. В диаграмме должны быть отражены структурные подразделения, их руководители и сотрудники. Создайте Google Таблицу. В столбце А укажите структурные подразделения и имена сотрудников. В столбце B укажите подразделение, в котором работает сотрудник или имя его руководителя. Выделите ячейки с данными в обоих столбцах и выберите пункт «Диаграмма» в меню «Вставка». Откроется редактор диаграмм. В разделе «Тип диаграммы» из списка выберите «Дерево». В таблицу добавится диаграмма, которая отобразит структуру вашей организации (рис. 3 ниже). На вкладке «Дополнительные» вы можете изменить размер и цвет элементов структуры.
Рис. 3. Организационная диаграмма
Обратите внимание!
Если вы строите диаграмму для сравнения городов, то можно использовать тип «Географическая диаграмма с маркерами»
Диаграмма «Карта». Этот тип диаграммы позволит наглядно сравнить регионы по тем или иным параметрам. Например, ваша компания экспортирует продукцию в разные страны. Вам нужно наглядно показать страны и объемы экспорта. Укажите в первом столбце список стран-импортеров, во втором – количественный показатель продукции. Выделите диапазон и вставьте любую диаграмму. В редакторе диаграмм выберите тип диаграммы «Карта». Этот тип делится еще на два: географическая диаграмма – здесь страны заливают разными цветами, и географическая диаграмма с маркерами – страны помечают цветовыми маркерами.
Как импортировать диаграмму из Google Таблицы в Google Документ
Когда вы построили диаграмму, вы можете импортировать ее в Google Документ. Как это сделать? Рассмотрим два способа.
Способ 1. Добавить диаграмму через окно импорта. Откройте Google Документ. В меню «Вставка» выберите пункт «Диаграмма», затем пункт «Из Таблиц». Укажите Google Таблицу, в которой вы строили диаграмму. Откроется окно «Импорт диаграммы». Если в файле несколько диаграмм, вы можете выбрать одну или несколько из них. Выделите нужную диаграмму и нажмите кнопку «Импортировать».
Обратите внимание на окошко с галочкой «Связать с таблицей». Установите галочку, если вы планируете менять данные в диаграмме. Если убрать галочку, диаграмма появится в документе в виде рисунка. Чтобы преобразовать в рисунок вставленную и связанную диаграмму, наведите курсор на ее правый верхний угол – появится кнопка «Параметры связанной диаграммы». Нажмите на нее и выберите «Удалить ссылку».
Способ 2. Скопировать диаграмму из Google Таблицы. Откройте Google Таблицу с диаграммой. Нажмите на диаграмму, затем на троеточие в правом верхнем углу области построения диаграммы. Выберите пункт «Копировать диаграмму». Перейдите в Google Документ и в нужном месте вставьте диаграмму. Для этого в меню «Правка» выберите пункт «Вставить» или используйте сочетание клавиш Ctrl + V. Укажите в появившемся окне, нужно ли связывать диаграмму с исходной таблицей.
1. Приложение Google Документы не умеет самостоятельно строить диаграммы. Операция вставки диаграммы в документ создает Google Таблицу, в которую нужно внести данные.
2. Когда вы построите диаграмму, импортируйте ее в Google Документ. Сделать это можно двумя способами: скопировать или добавить через окно импорта.
3. Google Документы – облачная технология. Это значит, что за хранение вашей информации отвечает Google. Доступ к Google Документам будет у вас с любого устройства. Все, что нужно для этого, – выход в интернет. Вы можете предоставить доступ к вашим документам руководителю и сотрудникам.
за правильный ответ
Важные выводы