Что такое система «5S» и как ее применить в работе секретаря?

Я часто теряю ручки и другие канцелярские предметы, или мои коллеги берут их на время и забывают вернуть. Бывает так, что у меня неожиданно заканчиваются запасы бумаги или картриджей. Часто я не помню, куда и что положила. Как обеспечить порядок и сделать так, чтобы ничего не терялось?

Светлана, секретарь приемной

Создайте систему, которая позволит поэтапно анализировать возникающие проблемы и в короткий срок устранять их. Обеспечить порядок на рабочем месте, повысить уровень вашей организованности, ответственности и дисциплинированности поможет система «5S».

Система зародилась в Японии. «5S» эволюционировала от скромного инструмента вспомогательных, обслуживающих операций до метода, который используют во всем мире, чтобы создать и поддержать деятельность высокопроизводительного предприятия. За последние несколько лет система «5S» стала востребованна как инструмент эффективной организации рабочих процессов и в офисном пространстве. Уникальность «5S» заключается в системном подходе к решению проблем. Система «5S» состоит из пяти цикличных этапов (рис. ниже).

Рис. Пять этапов системы «5S»

Первый этап – сортировка. Его цель – освободить рабочее пространство от ненужных предметов, например канцелярских, руководствуясь четырьмя базовыми принципами:
– Применяется ли предмет в данной зоне?
– Кому нужен этот предмет?
– Как часто он используется?
– Если вы уберете этот предмет, что изменится?

Обратите внимание!

Если определить ценность предмета сложно, а на анализ дается один день, на предмет предварительно клеится желтый ярлык

Все рабочие инструменты на этом этапе маркируются цветными ярлыками: красными, желтыми и зелеными. Красными ярлыками маркируют предметы с истекшим сроком годности, ненужные, сломанные, которые необходимо убрать с рабочего места. Желтыми – предметы, которые требуются редко, от случая к случаю, то есть реже чем один раз в день. Данные предметы могут храниться отдаленно. Зелеными – нужные предметы, которые используются ежедневно. Их надо оставить на рабочем месте.

Второй этап. Выделяем каждому предмету постоянное место хранения. Ключевое слово – «постоянное», оно определяет, насколько успешно пройден данный этап.

Третий этап. Аудит рабочего пространства проводите в конце каждого месяца или чаще – раз в две недели. Каждый новый временной отрезок выявляет узкие места, позволяет совершенствовать систему хранения, корректно вести учет, например, канцелярских товаров.

Четвертый этап. Стандартизируйте процессы. Соблюдать установленные правила должны не только вы, но и ваши коллеги, которые часто пользуются канцелярскими принадлежностями и офисной техникой, расположенной в зоне приемной или ресепшен.

Полезный совет

Если вы внедряете инновации, важно заразить яркой идеей коллег и заручиться поддержкой руководства

Пятый этап. Чтобы сохранить достигнутое, в некоторых международных компаниях составляют регламенты и мануалы – руководства для пользователя, с наглядными картинками о системе хранения. Их размещают, например, в зоне ресепшен. Они помогают сотрудникам самостоятельно найти нужный предмет и не отвлекать секретаря.

В ряде компаний вводят журнал учета канцелярских принадлежностей и требуют от сотрудников расписываться в их получении и возврате, однако данная мера часто неэффективна, так как требует постоянного контроля со стороны секретаря. Именно поэтому многие секретари используют иные инструменты. Успешный секретарь сегодня – это специалист, который не только профессионально выполняет свои обязанности, но и внедряет инновации. Ведь именно секретариат поддерживает работу всех отделов компании. Секретари могут использовать игровые техники, такие как геймификация.

Важно помнить, что порядок на рабочем месте создает порядок в голове и улучшает эмоциональное состояние. Вам не нужно тратить время на поиск нужных предметов, ваши действия становятся автоматическими, что позволяет уделить внимание первостепенным задачам.