ещё
свернуть
Все статьи номера
статья 17 из 24
Не прочитано
7
Июль 2019года
Секретарь и руководитель
Взаимодействие

Как приручить стрессобосса и найти свой способ борьбы со стрессом: опыт вашей коллеги

Яна ТОРИЙ, личный ассистент, преподаватель Школы персональных и бизнес-ассистентов SMART & TALENTED
  Из статьи вы узнаете:
  1. Какие главные источники стресса в работе помощника
  2. Почему психологическая совместимость с боссом так важна
  3. Как найти свой способ борьбы со стрессом
  4. Какую практику использовать для работы со стрессом


Никого не хотите видеть и буквально готовы спалить весь офис? У вас стресс! Поздравляем! Почему? Да потому что вы уже сделали первый шаг, чтобы с ним справиться. Про то, как договориться со стрессом и приручить его главную причину — стрессобосса, узнаете из этой статьи.

Есть ли волшебная таблетка от стресса

Волшебной таблетки от стресса, к сожалению, не существует. Можно прочитать сотни книг по психологии и работе со стрессом. Слушать лекции Ника ВУЙЧИЧА, Опры УИНФРИ и других знаменитых ораторов, которые проходили через сложные жизненные ситуации и только укрепляли силу духа. Произносить сильные аффирмации и медитировать. Но чувствовать себя обманутой каждый раз, когда очередная техника, которую вам посоветовали, не срабатывает. В какой-то момент нужно взять ситуацию в свои руки и сделать так, чтобы работа органично вписывалась в вашу жизнь, а не жизнь в работу.

Пример.
В тот момент, когда я плакала от бессилия и усталости, я решила позвонить знакомой англичанке, которая была личным помощником председателя cовета директоров крупного британского банка. Глядя на нее, я даже подумать не могла, что ей знакомо слово стресс, более спокойного и уверенного в себе человека я не встречала. Я позвонила ей и попросила дать совет, как жить и работать дальше. То, что она сказала, меня откровенно шокировало. Я ждала чудесного рецепта, который решит все мои проблемы и научит жить с нужной дозой здорового пофигизма. А коллега сказала, что все, что нужно, есть внутри меня, просто нужно это разглядеть. Как же она оказалась права!

Чтобы проверить, в каком эмоциональном состоянии вы находитесь сейчас, честно ответьте на утверждения теста ниже — «да» или «нет». Если на большинство из них вы ответили «нет» — эта статья для вас. Если согласились с основной частью утверждений — вас можно поздравить, но только на данном этапе. Это состояние временное — обязательно прочитайте статью.
 

Тест. Узнайте, испытываете ли вы стресс на работе?

Скачать и распечатать тест

Какие основные источники стресса в работе помощника

По моему опыту, основные источники стресса — босс, его окружение, многозадачность в режиме 24/7, токсичный коллектив и острая нехватка времени на личную жизнь. В итоге вы приходите к тому, что эмоциональное истощение берет над вами верх и жизнь делится на две части: работа и сон, и то если повезет и босс не разбудит вас среди ночи очередным срочным поручением. Поговорим об источниках самого сильного стресса.

Ваш босс. Есть личностные особенности руководителей, на которые сложно не обращать внимание, например, излишняя вспыльчивость, агрессивность или самодурство. Даже если такие всплески случаются не часто, они приводят к тому, что вы переходите в режим эмоционального напряжения. В большинстве случаев, когда вы долго работаете с боссом, вы находите к нему подход и считываете его настроение. Поймите, ваш босс никогда не будет подстраиваться под вас. Ему проще менять помощников до тех пор, пока он не найдет именно того, который ему нужен.

Что делать. Подумайте: что держит вас рядом с боссом, ради чего вы готовы простить ему особенности поведения? Важно отталкиваться от своих личных запросов. Для кого-то это высокие бонусы по итогам работы — их часто начисляют боссы с особенностями поведения, кто-то учится у босса вести дела, потому что планирует создать собственный бизнес. Есть помощники, для которых важен нетворкинг, который возможен только в рамках сотрудничества с этим человеком, и т. д.

Подумайте, что дает работа в паре с боссом именно вам. За время работы личным помощником у меня сменилось несколько боссов и между ними не было ничего общего. Каждый раз это был новый вызов и я выстраивала отношения с нуля. Я всегда ставила цель — сработаться, даже если мне было некомфортно.

Многозадачность. Откройте описание любой вакансии помощника, секретаря руководителя или персонального ассистента — это первое требование, которое вы увидите. Личный помощник, например, должен уметь одновременно планировать маршрут командировки босса — визы, перелеты, отели, трансферы, встречи и т. д., и его 15 подчиненных, при этом выполнять всю текущую работу. То есть готовить и протоколировать совещания, доносить задачи до департаментов и контролировать их исполнение. А еще — выполнять личные поручения босса, отвечать на звонки, вести и готовить переговоры с партнерами и клиентами, курировать дела с правительственными структурами и проч. И самое важное — не забывать о форс-мажорах, которые случаются на каждом шагу.

Что делать. Максимально расширяйте свои контакты во всех сферах, даже в тех, которые, на первый взгляд, неважны. Дружите со всеми — с хостес в ресторанах, консьержами, авиакомпаниями, представителями самых разных сервисных компаний. Не отказывайте в помощи людям и они всегда выручат вас в ответ.

Пример.
Однажды в пятницу вечером я разбирала в офисе список из сотни текущих дел, а мой босс позвонил и сообщил, что проезжает с важным партнером мимо очень модного ресторана и они хотят там поужинать. Понятно, что все места забронированы до утра, но он и слышать об этом не хотел: «Я знаю, ты что-нибудь придумаешь, столик нужен обязательно, делай что хочешь», — сказал он мне и положил трубку. В панике я приготовилась написать заявление об увольнении по собственному желанию, но вспомнила, что в свое время выручила одного из топ-менеджеров алкогольной компании — поставщика этого ресторана — и, набравшись наглости, позвонила ему и попросила о помощи. Через 10 минут я получила для босса и его партнера не только лучший столик в этом ресторане, но и познакомилась с хостес, которая в будущем еще не раз меня выручала.

Окружение босса. Семья и друзья руководителя — это люди, с которыми всегда лучше сохранять нейтралитет и избегать острых углов любыми способами. С коллегами дело обстоит иначе. Важно понимать, что ваш босс — это фигура, которая интересна всему коллективу. Вокруг него всегда что-то происходит, а вы, как продолжение босса, также попадаете под прицел коллег. В каждой компании свой формат общения, но если есть люди, которым вы не нравитесь, с кем не удается наладить отношения, кому сплетни и интриги важнее личной эффективности, то нужно принимать меры.

Дополнительно на сайте!

Чек-лист вопросов, которые можно задать потенциальному шефу во время собеседования, можно скачать здесь

Что делать. Открыто задайте вопрос коллеге/коллегам, с которыми не складывается общение, и попросите пояснить, почему возникает подобная ситуация. Спросите четко и по делу. В большинстве случаев это отрезвляет людей. Но имейте в виду, совет работает только в том случае, если ваше собственное поведение действительно безупречно.

Объективно оцените, не давали ли вы сами поводов для создания такой ситуации, и если нет, то действуйте. Решимость отстоять свое доброе имя добавит вам авторитета в коллективе.

Пример.
Часто коллеги сплетничают о том, что между боссом и его помощницей роман. В некоторых компаниях открыто намекают помощнице на ее «особое положение». Обычно девушки молча переживают и ничего не предпринимают. Я же склоняюсь к тому, что обидчиков нужно ставить на место.
С абсолютно серьезным видом предложите сплетникам встретиться с вашим боссом минут на 15, чтобы он подробно ответил на все интересующие их вопросы о вашем «романе». Поверьте, это очень действенный метод. Сплетники, как правило, трусливы и вряд ли продолжат обсуждения на эту тему. Такой метод хорошо работает в любой щепетильной ситуации.

Почему психологическая совместимость с боссом так важна

Если ваш босс — энергетический донор, вы с энтузиазмом беретесь за самый сложный кейс, у вас остаются силы планировать свою жизнь, а вашей энергии можно только позавидовать. Любую ошибку в таком случае вы воспринимаете как личностный рост. Напротив, если босс энергетический вампир, то вы с трудом находите силы, чтобы решать элементарные вопросы. И вас невозможно заставить даже подумать о своих желаниях и потребностях. Даже малейший промах вы воспринимаете как личное поражение. Один и тот же босс может быть вампиром для одного помощника и донором для другого. Все зависит от психологической совместимости, а учитывая, что босс и помощник взаимодействуют в режиме нон-стоп, важно не ошибиться и правильно выбрать друг друга.

Часто уже на собеседовании ясно, насколько стиль общения потенциального босса вам подходит. На крайний случай есть испытательный срок, который устанавливается не только для вас, но и для компании. Понаблюдайте за поведением босса и, самое главное, за тем, как работа с ним отражается на вашем эмоциональном состоянии.

Универсального рецепта, как притереться друг к другу, не существует — все очень индивидуально. Поверьте, в жизни полно примеров, когда милейший с виду босс оказывался настоящим тираном и большинство помощников у него не задерживались. Затем появлялся тот помощник, для которого особенности данного босса не были проблемой.

Пример.
Я работала с боссом, с которым сложно было всему топ-менеджменту. Он был гиперактивен в работе и не беспокоился по поводу того, что за ним не успевали. Кроме того, он не утруждал себя хорошими манерами в общении. И поверьте, если представится случай, я с удовольствием снова с ним поработаю, потому что мне было очень комфортно. Сложно объяснить почему, это и есть та самая «химия» между руководителем и помощником.

Как найти свой способ борьбы со стрессом

Универсального способа избавиться от стресса нет, потому что источники стресса у всех разные. Но есть универсальные навыки, которые помогут восстановить душевное равновесие.

Научитесь искать опору в себе. В любой ситуации скажите себе: «Я буду в порядке» — и удерживайте эту мысль в голове до тех пор, пока сами в нее не поверите. Не ищите одобрения или поддержки извне. Отбросьте все ненужные тревоги, которые будут лезть в голову. Успокойте сами себя, и вы удивитесь, как изменится ваша жизнь. Мне, например, уже на автомате удается так себя настраивать, что я теперь отмахиваюсь от тревожных мыслей и говорю себе, что я в любом случае буду в порядке, хотя, признаюсь, тренировалась почти полгода, пока это начало работать.

В противном случае вы будете часами читать книги по психологии, произносить аффирмации, медитировать, слушать записи с вдохновляющими речами сильных мира сего, но вы не решите свои проблемы, потому что вам не хватает самого главного — веры в то, что вы сами все можете изменить и вам под силу преодолеть любое препятствие. Что еще вам поможет справиться со стрессом?

Поставьте себя на место босса. Не принимайте все на свой счет. Вспомните, что предшествовало моменту, когда шеф на вас сорвался? Подумайте, возможно у него были сложные обстоятельства. Например, конфликт с советом директоров или проверка контролирующих органов. Или он узнал что-то неприятное или страшное о ком-то из близких. Может у него подозревают серьезное заболевание, а ему нужно думать об управлении компанией. Руководители — обычные люди, и в их жизни бывают трудные моменты, помните об этом.

Сформируйте образ идеальной себя. Как только происходит что-то, что выводит вас из равновесия, мысленно «включите» идеальную себя и проживите ситуацию с позиции игры. Откуда взять идеал? Возможно, вы восхищаетесь какой-то героиней фильма или реальным человеком или часто фантазируете, как бы вы повели себя в той или иной ситуации, будь вы посмелее. Сформируйте свой идеальный образ, представьте новую себя и подумайте, как бы она поступила. Это очень хороший метод, который лично я использую не только в работе, но и в других жизненных ситуациях.

Придумайте свой личный маленький ритуал. Когда мне нужно быстро прийти в себя, я выпиваю чашку эспрессо с лимонным мармеладом. Это работает лично для меня. Кто-то красит губы красной помадой, кому-то нужно помедитировать или прослушать пару любимых треков, кто-то выходит на улицу подышать свежим воздухом, кто-то покупает приятную мелочь. Таких лайфхаков огромное количество, выбирайте именно то, что работает в вашем конкретном случае. Этот ритуал пригодится вам для того, чтобы справляться с мелкими неприятностями.

Выделяйте время, чтобы повысить качество жизни. Например, уборку квартиры доверяйте клининговой службе хотя бы один-два раза в месяц, а освободившееся время потратьте на уроки танцев или сходите на выставку. Или сократите время, которое вы проводите в соцсетях, и инвестируйте его в чтение или посмотрите фильм. Я стараюсь при любой возможности уехать из Москвы даже на день-два. Путешествия меня очень заряжают. Инвестируйте в себя и свое развитие, расширяйте кругозор, общайтесь с интересными людьми вне работы. Постепенно вы научитесь фокусироваться на том, чем хорошим запомнился этот день, а не на том, что плохого случилось с вами на работе.

Проработайте дальнейшую мотивацию. Подумайте, где вы хотите работать через три-пять лет и чем руководитель может вам помочь. Выберите момент, когда он будет в хорошем настроении и попросите уделить полчаса на личный разговор. Коротко запишите свои достижения и попросите помочь стать еще более эффективной и нужной. Скажите, что вам важно расширять горизонты и расти в доходах. В конце концов, каждый босс пришел к своему нынешнему положению точно так же, с невысокой должности. Не стесняйтесь озвучивать руководителю свою цель. Возможно, шеф посмотрит на вас по-другому, расширит функционал, пересмотрит материальную мотивацию, согласится отправить на учебу или станет вашим личным ментором. Поверьте, хороший босс всегда заинтересован в личностном росте своего помощника.

Защищайте свои границы. Запомните, никто не имеет права унижать и обесценивать вас! Босс не имеет права критиковать вашу внешность и обесценивать ваши личностные качества. Но он имеет право критиковать вашу работу, может давать советы, как лучше решать те или иные вопросы.

Босс может намекнуть вам, что не мешало бы похудеть, потолстеть, отрастить или остричь волосы, сменить стиль в одежде по его вкусу, но еще раз повторю, то, как вы выглядите, — это только ваше дело. Не бойтесь сказать руководителю, что ваш внешний вид — это только ваше дело, тем более если он принял вас на работу без договоренности что-то поменять. Скажите, что вы будете признательны, если он больше не затронет тему, которая касается вас лично, потому что это задевает вас. Или, например, вы тихий и скромный человек, а шеф требует от вас излишней жесткости в работе. Объясните, что не можете поменять это в себе, потому что вы другая. Руководители хорошо воспринимают конструктивный диалог, и ваши аргументы, скорее всего, услышат. В исключительных случаях, когда вас заставляют меняться против вашей воли, задумайтесь о смене работы. В конце концов, на работе мы проводим большую часть времени и эмоциональный комфорт — это необходимость.

Если стресс стал неотъемлемой частью вашей жизни и никакие действия по изменению ситуации не приносят результата, честно признайте, что в данном случае разумно расстаться с таким работодателем. Если вас унижают, ваши трудозатраты не соответствуют оплате и вам невыносимо тяжело на работе — подумайте о том, чтобы уйти. Это сложный шаг, это страшно, но это единственный правильный выход из ситуации.

Какую практику использовать для работы со стрессом

Включите воображение и представьте, что завтра вас не будет на свете и сегодня последний день вашей жизни. Чем займетесь, с кем проведете этот день, какие выводы сделаете и о каких моментах пожалеете? Представили? Что вы вспоминаете в итоге? Неужели неурядицы на работе и босса, который грозился вас уволить по любому поводу? Очень сомневаюсь!

Скорее, вы пожалеете о том, что недостаточно времени уделяли себе и очень мало общались с близкими. Вспомните, что забыли позвонить родным, потому что у вас было важное совещание, а потом вы срочно улетели в командировку. Или пожалеете о том, что не завели собаку, потому что работа важнее. Вам будет жаль, что вы не воплотили в жизнь свои мечты и стремления, не поехали в путешествие, о котором мечтали, но вы вряд ли пожалеете о том, что так и не наладили отношения с боссом-самодуром.

Людям свойственно гнать печальные мысли от себя подальше, но подобная техника отрезвляет. Поверьте, большинство успешных людей практикуют подобные упражнения. Посмотрев на свои переживания по поводу работы под этим углом, вы решите для себя, позволите ли вы стрессу и дальше управлять вашей жизнью, стать частью вашей личности или вы с ним справитесь.

Важные выводы

1. Помните, что любой, даже самый серьезный стресс, связанный с работой, можно преодолеть. Через несколько недель или месяцев ситуация выправится и вы будете вспоминать только те уроки, которые для себя усвоили, память сотрет все негативные воспоминания.
2. Помните, что вы для себя — источник силы и только вы себе опора и поддержка.
3. Живите свою единственную жизнь так, чтобы вы потом не сожалели ни о чем. И поверьте, стресс на работе не стоит тех душевных сил, которые вы потратили, чтобы его преодолеть.

Материалы для скачивания:
Как избавиться от рекламы в интернете
№ 7, 2019
Как разгрузить шефа и создать комфортную рабочую обстановку