ещё
свернуть
Все статьи номера
2
Февраль 2019года
Секретарь и руководитель
Взаимодействие

Зачем руководителю нужен умный помощник, или Чему и как учиться на вашей должности

Комментирует Инна ИГОЛКИНА, психолог, бизнес-тренер, ведущий лектор Высшей школы секретаря
  Из статьи вы узнаете:
  1. Почему руководителю нужен умный помощник
  2. Какие ваши глупости и ошибки шеф обязательно заметит
  3. Чему нужно учиться на должности помощника руководителя
  4. Как и у кого лучше учиться помощнику руководителя


Многим секретарям и помощникам сложно соответствовать своим руководителям – они слишком харизматичны и интеллектуальны. Как угнаться за своим шефом? Постоянно учиться и расти. Сегодня, чтобы стоять на месте, нужно бежать, чтобы идти вперед – бежать в два раза быстрее. Руководителям нужны знающие и умные помощники, помощники-личности! Секретами профессионального и личностного развития с нами поделились ваши коллеги.

Почему руководителю нужен умный помощник

Мужчины боятся умных женщин – есть такой устойчивый миф. Однако это не всегда так. Вряд ли должность секретаря или помощника руководителя крупной компании займет пустышка, девушка, которую взяли только за внешность.

Светлана ДЬЯЧКОВА, помощник президента группы компаний «НОВАРД», к. э. н. Помощнику очень важно быть с боссом на одной волне. Это значит быть проактивным, предвосхищать пожелания руководителя, работать на опережение. Руководитель может обратиться к своему помощнику как к эксперту в какой-то области. Не надо бояться показать свои знания. Дав грамотную справку или предложение, помощник сможет завоевать авторитет, будет пользоваться заслуженным уважением не только у коллег, но и у своего руководителя. Это повысит к вам доверие и в личных вопросах, и в деловой сфере.

Марина КРИВОБОКОВА, руководитель секретариата PricewaterhouseCoopers. Весь мой опыт работы помощником говорит о том, что руководителю жизненно необходим умный помощник. Выбирая определение «умный помощник», я вкладываю в него больший смысл, чем в понятие «образованный помощник». Ведь ум в том числе включает в себя осознанный подход к выбору профессии, знание своих сильных и слабых сторон, работу над собой и собственным развитием. Умный помощник – это специалист широчайшего профиля, немного финансовый аналитик, немного маркетолог, немного HR-специалист, хороший психолог, специалист по тайм-менеджменту и гуру коммуникаций.

Обратите внимание!

Старайтесь избегать нелепых ситуаций с вашим участием. Обычно это сигнал о том, что вы не выспались, не отдохнули, плохо себя чувствуете, не можете сконцентрировать свое внимание на том, что делаете

Действительно, любой руководитель мечтает о мультиквалифицированном помощнике, который, если и не знает ответа на вопрос шефа, мгновенно сориентируется, к какой области этот вопрос относится и где получить на него ответ.

Елена ЖИРЕНКИНА, менеджер по коммуникациям и помощник руководителя в ООО «Группа АВАЛОН». Работать с первыми лицами непросто. Они практически все харизматики. И далеко не у всех есть силы и возможности сосуществовать на работе рядом с такими людьми. У них слишком много энергии, скорость их мышления и решений иногда космическая! Они мыслят на пять шагов вперед. А ведь помощник должен мыслить аналогично. Представьте, как надо прокачивать эту свою мышцу! Это покруче любого спорта. Класс помощника должен дополнять или подчеркивать класс руководителя. Образованный, вежливый человек будет подбирать помощника под себя, чтобы можно было разговаривать с ним на одном языке.

Обучение и образование – это инвестиция в себя, в свою карьеру, в свою жизнь. Чем больше помощник знает и умеет, тем на большее финансовое вознаграждение он может претендовать.

Какие ваши глупости и ошибки обязательно заметит руководитель

В бытовом понимании умным считается не тот человек, который учился какой-нибудь умопомрачительной специальности, вроде философии или теоретической физики, а тот, кто в сложных условиях быстро принимает верные решения и не совершает глупых ошибок. Помощнику руководителя даже одна ошибка может стоить карьеры, которую он выстраивал годами. Самая частая неприятность – ошибки из-за многозадачности. Как только вы начинаете заниматься двумя и более делами в одно время, вероятность того, что вы накосячите, вырастет как минимум в два раза.

Пример. Секретарь уничтожала старые документы с помощью шредера. В этот момент подошла ее коллега и передала конверт. Секретарь машинально сунула его в шредер. После этого ей пришлось очень долго склеивать иностранные банкноты и потом обменивать их в банке.

Вот еще несколько ошибок и глупостей, которые могут испортить отношение руководителя к вам за очень короткий срок (таблица ниже). Все эти признаки «глупости» – либо следствие неправильных убеждений о себе, своем месте в организации, обязанностях, способностях и т. д., либо результат отсутствия отрепетированного, выверенного и адекватного ситуации поведения, которое называют здравым смыслом. Человек, который обладает здравым смыслом, не будет задавать глупых вопросов и сделает меньше ошибок.


Таблица. Ошибки и глупости, которые заметит руководитель

Ошибка /глупостьПример
БолтливостьВы случайно разболтали какой-то важный секрет руководителя, что навлекло на него серьезные неприятности
НесдержанностьВы ляпнули глупость, которую не стоило говорить. Особенно плохо, если это случилось при посторонних
Отсутствие смекалкиРуководителю приходится долго и утомительно разжевывать вам то, что предыдущий помощник понимал с полуслова
НарциссизмВы считаете себя принцессой и ждете от руководителя, чтобы он соответствующим образом к вам относился. А ему вы нужны в качестве обслуживающего персонала, и он не намерен уделять время на то, что не считает важным для себя
НеловкостьВы натворили что-то ужасное или нелепое. Например, вылили кофе на ВИП-гостя
ЗабывчивостьВы перепутали рейсы самолетов, забыли отправить документы и т. д.
ЗаносчивостьВы не понимаете своего места в коллективе и общаетесь не так, как этого ожидают от вас шеф и окружающие
НевнимательностьВы не замечаете ошибок, при наборе текста искажаете его, можете перепутать фамилии, дни недели и т. д.


Известный писатель Дейл КАРНЕГИ в своем знаменитом бестселлере «Как приобретать друзей и оказывать влияние на людей» уже более 80 лет назад сформулировал основное правило того, как показаться собеседнику умным человеком. Обычно люди думают, что надо много говорить, чтобы собеседник решил, что вы умны. На самом деле – надо много и активно слушать. Простые правила, чтобы казаться умнее своему собеседнику:
– Активно слушайте. Любому человеку он сам гораздо важнее, чем кто-то другой. Это относится и к вашему шефу.
– Изучите основы эмоционального интеллекта. Действуйте с учетом контекста происходящего. В зависимости от контекста то, что нужно делать в конкретной ситуации, может меняться.
– Не выпячивайте свою роль в делах. Научитесь быть и действовать на втором плане.
– Всегда проясняйте смысл тех слов, которые вам не понятны. Иначе вы можете попасть в неприятную ситуацию, когда кажется, что вы правильно понимаете собеседника, а он имел в виду что-то совершенно другое.
– Регулярно выделяйте время, чтобы мониторить ситуацию вокруг себя. Вы должны быть в курсе того, что происходит в стране, в мире, в вашей организации. Это поможет поддержать беседу и не попасть в неловкое положение.
– Тренируйте память. Не можете запомнить – записывайте на бумаге или в электронном виде.
– Пользуйтесь современными техническими средствами, программами и возможностями.
– Не стесняйтесь признаться, если вы чего-то не знаете, особенно если это не относится к вашим непосредственным обязанностям. Лучше признаться, чем ошибиться.
– Просите у людей помощи. Отвечайте услугой на услугу, то есть благодарите тех, кто вам помог.

Обратите внимание!

Иностранные языки – особая зона развития секретаря и помощника. Знание одного, двух, трех языков повышает стоимость специалиста на 30 процентов

Елена ЖИРЕНКИНА. Вовремя сформулировать и задать шефу вопросы – важная наука, которую я усвоила. Потому что у пешек нет вопросов. Они даже инициативу проявить боятся, потому что себя боятся. Но, как правило, рядом с личностями большого масштаба работают тоже личности, пусть и меньшего масштаба. И помощник чаще всего, в моей практике, это личность.

Александра ИВАНОВА, начальник административного отдела ООО «Транснефть-Логистика». Уровень развития организации не может быть выше, чем уровень развития людей, которые работают в ней. Получается, чтобы достичь лучших результатов, руководитель компании должен всячески поощрять личностный рост и развитие каждого своего сотрудника. И тут на помощь приходит обучение – потому что в процессе обучения к людям приходят не только новые знания, но и идеи. А идеи, как известно, основа бизнеса. Секретарь, ассистент, персональный или бизнес-помощник, как никто другой, нуждается в постоянном обучении, повышении квалификации и личностном развитии. Потому что работают эти люди, как правило, напрямую с руководителями высшего звена и просто обязаны уверенно ориентироваться во всех современных тенденциях: от организации делопроизводства в компании до знаний в различных направлениях современного искусства.

Чему нужно учиться на должности помощника руководителя

Самая большая проблема сегодня – это не изменения, а их колоссальная скорость и непрерывность. Сегодня адаптивность, способность видеть то, что происходит в мире, – важнейшие качества наряду с гибкостью. Необходимо постоянно нарабатывать новые навыки.

Александра ИВАНОВА. Нужно соответствовать руководителю, всегда быть на шаг впереди, думать о своем будущем, о том, где вы хотите оказаться через 5–10–20 лет. Важно учиться непрерывно. Все очень быстро меняется, мы не уверены в завтрашнем дне и не осознаем до конца, какие навыки могут потребоваться уже завтра.

Определите, чему вам нужно учиться. Вот примерный список навыков и умений, который сформировали ваши коллеги: знать делопроизводство, владеть слепым 10-пальцевым методом печати, знать деловой протокол и этикет, уметь планировать, знать основы психологии, уметь работать со стрессом и выстраивать коммуникации, владеть иностранными языками, навыками выступлений и презентаций, уметь искать и анализировать информацию.

Анна БРАГИНА, помощник члена правления – вице-президента по корпоративным и правовым вопросам ПАО «МТС». Поскольку работа помощника предполагает умение не просто отвечать за организационные вопросы и деятельность руководителя, но и работать с документацией, очевидно, что требуются хорошая память, грамотность, знания делопроизводства и документооборота. В зависимости от направления бизнеса многие помощники получают второе высшее образование, чаще всего юридическое или экономическое. Сейчас особенно важно развивать скорость реакции и soft skills – быть связующим звеном для всей команды, а это уже основы психологии.

Полезный совет

Помочь расставить приоритеты в обучении может ваш руководитель или сотрудник из отдела персонала или обучения. Не бойтесь спрашивать! Лучше один раз спросить, чем потратить пару месяцев и крупную сумму, а потом выяснить, что эти знания теоретически полезны, а практически в данный момент не востребованы

Марина КРИВОБОКОВА. Если говорить о том, что может оказаться полезным для изучения ассистентам, то, по моей личной шкале, это прежде всего иностранные языки – в наше время неотъемлемая строка в описании вакансии помощника руководителя в серьезной компании. Потом, наверное, различные аспекты, связанные с психологией и соционикой, – эмоциональный интеллект, управление энергией, изучение психотипов и поведенческих моделей и т. п. Я сама планирую в ближайшее время пройти обучение психологии в одном из вузов – мечтаю стать для своей команды ассистентов лайф-коучем.

Из особых знаний для секретарей ваши коллеги отметили: работу с конфиденциальной информацией, знание MS Outlook, MS Word и MS PowerPoint, travel-поддержку, организацию корпоративных мероприятий. Для помощников и ассистентов они дополнительно назвали: деловые переговоры, финансовую грамотность, основы HR-менеджмента, управления проектами, рекламу и связи с общественностью.

Выберите стратегию обучения. В зависимости от того, что вы уже знаете и какие навыки у вас были развиты, а какие – нет, необходимо создавать план своего обучения.

Светлана ДЬЯЧКОВА. Надо выбрать для себя логичную и четкую стратегию обучения, ответив на вопросы: Каких знаний мне сейчас катастрофически не хватает? Какие знания нужны? Какие знания мне точно не помешают? Например, необходим английский, нужны знания по основам экономики, не помешают знания по психологии. И по мере достижения можно ставить все новые и новые цели, одна амбициознее другой. Это помогает и развить лидерские качества, и постоянно совершенствовать свои организаторские способности.

Александра ИВАНОВА. На мой взгляд, существуют два подхода к обучению: первый – развивать свои слабые стороны и второй – развивать то, что уже хорошо умеешь, свои сильные стороны. Сегодня актуален и новый подход: постоянно обучаться чему-то новому и дополнять то, что уже умеешь, востребованными компетенциями.

Не распыляйтесь – расставьте приоритеты. Не пытайтесь одновременно изучить все, даже если вам не хватает многих знаний. Наметьте две-три области, которые планируете развивать в ближайшее время. Выстроите приоритеты. Например, если вы пришли в профессию из совсем далекой области, начните с основ делопроизводства, телефонного этикета и т. д., а потом, по мере освоения азов, переходите к следующим навыкам.

Применяйте знания на практике. Знания про запас обычно усваиваются плохо. В первую очередь изучайте то, что даст вам немедленную отдачу «здесь и сейчас».

Светлана ДЬЯЧКОВА. По первому образованию я экономист, при приеме на работу этого было достаточно, но мне казалось, что не хватает знаний именно по специальности, в срочном порядке получила второе высшее уже как референт. Потом решила углубить экономические знания, защитила кандидатскую по экономике, а при назначении куратором благотворительного блока получила еще и диплом религиоведа.

Елена ЖИРЕНКИНА. Учиться лучше не предметам, а навыкам, на мой взгляд. Их можно получить на курсах или самостоятельно, используя книги и интернет. Я прошла курсы по этикету и протоколу во время обучения маркетингу в МГУ, быстрому набору текста научилась сама в интернете, там же освоила премудрости Excel и PowerPoint . Английским занималась с репетитором, а сейчас постоянно его поддерживаю. Все другое важное в помощнике – это личностные качества, которые необходимо самостоятельно развивать. Это вежливость, внимательность, ответственность, доброжелательность.

Как и у кого лучше учиться помощнику

Существует множество разных способов обучения. Два самых древних способа – это учитель и книга или журнал. Учитель – живой человек, с которым можно общаться и задавать вопросы. В настоящее время доступно множество бесплатных или недорогих курсов, как очных, так и дистанционных, где вы можете получить необходимые знания от эксперта.

Александра ИВАНОВА. Учитывая, что главные характеристики современного образования – скорость овладения знаниями и возможность их оперативно применить, логично рассматривать для себя краткосрочные курсы, которые ориентированы на практику. Популярными в последнее время стали дистанционные курсы повышения квалификации. Это очень удобно: вы можете учиться в любое время, повторять и пересматривать урок несколько раз, делать пометки. Обучающие уроки длятся, как правило, 20–30 минут.

Используйте электронные ресурсы, которые предоставляют возможность абсолютно бесплатного обучения в ведущих государственных вузах страны и даже мира, например, openedu.ru, talentedme.ru, edx.org, coursera.org, arzamas.academy, masterclass.сom, конференции TED и Высшая школа секретаря – school.sekretariat.ru. Среди них можно выбрать курсы для общего развития или с учетом деятельности вашей компании, например, связанные с логистикой, информатикой, корпоративным управлением, управлением персоналом, журналистикой, рекламой и связями с общественностью, IT-технологиями.

Анна БРАГИНА. Саморазвитие вы можете начать с бесплатных онлайн-платформ, с курсов ведущих вузов страны (МГУ, ВШЭ, СПбГУ и т. д.). Благодаря этой находке я удаленно закончила курсы «Язык, культура и межкультурная коммуникация» и «Культура русской деловой речи», получив сертификаты государственного образца. В планах на следующий семестр – пройти курс «Делопроизводство», а также «Управление проектами». Для помощника, безусловно, актуальны знания в психологии – возможно, кого-то заинтересуют «Социальная психология» или «Психолингвистика», доступные на этих ресурсах.

Марина КРИВОБОКОВА. Современная гибкая модель образования дает как огромный выбор способа обучения – вебинары, онлайн-курсы, занятия по вечерам и выходным дням, аудиокурсы, мобильные приложения, так и возможности встроить обучение в свой график. Я, например, изучаю португальский язык через мобильное приложение, когда еду на работу, это занимает у меня 15 минут в день и приносит мне огромное удовольствие.

Ваш руководитель – источник знаний и бесценного управленческого опыта. Ведь становятся руководителями личности неординарные, стратегически мыслящие, харизматичные, умные, трудолюбивые, они постоянно идут вперед.

Светлана ДЬЯЧКОВА. Сначала может показаться, что учиться нет ни сил, ни времени. Вы можете учиться на рабочем месте. В первую очередь у босса – он наверняка обладает достойными качествами и навыками, которые вам обязательно пригодятся. Ежедневно общаясь с ним, можно бесплатно научиться тому, за что люди платят большие деньги, посещая семинары и мастер-классы. Учитесь у своих коллег, осваивайте дополнительные знания и навыки.

Действительно, у своих руководителей вы можете узнать:
– Как они принимают решения?
– Как поддерживают оптимальное, ресурсное состояние каждый день?
– Как выдерживают груз ответственности?
– Как управляют разными ресурсами?
– Как управляют своими эмоциями?
– Как ведут себя в конфликтных ситуациях?
– Как даже из плохой ситуации извлекают хорошее, а из хорошей ситуации – лучшее?

Елена ЖИРЕНКИНА. Всю жизнь мне была интересна моя работа именно из-за возможности чему-то научиться у очень непростых, исключительных людей. У меня было несколько руководителей за мою карьеру до текущего момента, и все они отличались разными выдающимися качествами и умениями. Это целый университет, покруче MBA, потому что эти кейсы разворачивались на моих глазах, их решения были частью моей реальности, я на себе ощущала влияние и побед, и провалов.

Многие компании в последнее время развивают обучение сотрудников, поэтому рекомендуем вам узнать, какие курсы или вебинары предлагает ваша компания.

Анна БРАГИНА. Когда я готовилась к участию в конференциях для персональных ассистентов, прошла обучение в корпоративном университете МТС по тайм-менеджменту, типологии DISС и эмоциональному интеллекту.

Марина КРИВОБОКОВА. Я считаю, что жажда новых знаний, здоровая любознательность – это неотъемлемые качества современного ассистента. В моей компании существует модель обучения, в которой 70 процентов знаний мы получаем, решая новые задачи, 20 процентов – наблюдая за тем, что делают другие, и 10 процентов – посредством тренингов, курсов и т. п. Поэтому я активно призываю вас пробовать что-то новое, выбирать, что из этого вам ближе всего по духу, и потом получать теоретические знания на выбранную тему. Вы знаете, источником знаний могут быть даже сериалы – я, например, задумалась о роли лайф-коуча в процессе просмотра сериала «Миллиарды».

Быть умным секретарем – хорошо, а глупым – плохо. И даже если вы когда-то ошиблись, всегда помните о фразе: «Не ошибается тот, кто не работает». В должности секретаря у всех очень разные стартовые условия: внешние данные, образование, личные качества, навыки и т. д. Однако при должном старании можно очень многое изменить, развивая эмоциональный интеллект, проактивность, приобретая новые навыки и знания.

Обратите внимание!

Цель умного, быстрого, исполнительного и ответственного помощника – освободить время руководителя для решения стратегических и более важных задач

Марина ЕГОРОВА, генеральный директор SMART & TALENTED. Personal Assistants. Считаю, что сам помощник должен показать руководителю, что он может делать. Никогда не ждите, что руководитель вдруг начнет искать в вас таланты. Покажите ему их сами – предложите поприсутствовать на встрече акционеров/топ-менеджмента/сотрудников, научитесь вести протоколы встреч. Систематизируйте информацию и следите за исполнением поручений. Докладывайте об этом руководителю. Проявите себя, развивайте проактивность, развивайтесь сами, не стойте на месте, учитесь и тогда вы обязательно вырастите в своей профессии. Сейчас очень важно быть технологичными, быстрыми и реактивными. Растет предпринимательство, а вместе с тем растет и потребность в ассистентах. И чтобы оставаться «на волне», нужно развитие, иначе ваше место займут более «хваткие» помощники!

Футурологи прогнозируют, что часть профессий, среди которых секретарь, исчезнут к 2035 году. Но это мы сможем проверить только в 2035 году. Все, что мы можем делать сегодня, – приобретать новые навыки и совершенствоваться в своей профессии.

Важные выводы

1. Сегодня, чтобы стоять на месте, нужно бежать, чтобы идти вперед – бежать в два раза быстрее. Образование – это самая выгодная инвестиция в себя и прекрасная возможность быстро идти в нужном направлении.

2. Помощнику очень важно быть с руководителем на одной волне. Это значит быть проактивным, предвосхищать пожелания руководителя, работать на опережение.

3. Вы можете учиться на рабочем месте. В первую очередь у босса – он наверняка обладает достойными качествами и навыками, которые вам обязательно пригодятся.