ещё
свернуть
Все статьи номера
2
Февраль 2019года
Делопроизводство
Работа с документами

Как упростить и ускорить документооборот организации: строим маршруты документов

Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству
  Из статьи вы узнаете:
  1. Как отличить потоки документов от маршрутов
  2. Что нужно знать, чтобы самим строить маршруты документов
  3. Как проанализировать и оптимизировать маршрут документа
  4. В каком локальном документе зафиксировать маршруты документов


Превратить бардак с документами в порядок несложно – мы научим вас этому в статье. Подскажем, как находить, описывать, упрощать и унифицировать основные маршруты документов. Вы узнаете, в каком локальном нормативном акте закрепить все маршруты, чтобы они работали. Без этих знаний, которыми владеет далеко не каждый специалист, нельзя выстроить документооборот организации. Шеф будет гордиться таким умным помощником.

Обратите внимание!

Грамотно выстроенный маршрут – тот, в котором документы не проходят лишних остановок, не петляют по дорогам и вовремя приходят на конечные станции

Главное в статье СкрытьКак отличить потоки документов от маршрутов

Документопотоки и маршруты документов тесно связаны. Важно понимать разницу между документопотоком и маршрутом документа, чтобы выделять маршруты внутри потоков.

Какие документопотоки курсируют в организации. В организации существует три потока документов: входящие, исходящие и внутренние. Входящие – все документы, которые поступают в организацию. Исходящие – те, которые отправляют из организации. Внутренние – те, которые создают, а затем исполняют в организации, и они не выходят за ее пределы. Перетекать один в другой потоки не могут: исходящий документ не превратится во внутренний, а внутренний – во входящий. Все три потока есть в любой организации, независимо от ее размера, формы собственности и сферы деятельности.

Обратите внимание!

Распространенная ошибка секретарей – регистрировать заявления работников как входящие документы. Это неверно: источник входящего потока – другие организации, государственные органы или физические лица. Документы, которые создают работники организации, всегда внутренние, и неважно, относятся они к производственным или личным вопросам

Что происходит с документами внутри потоков. Рассмотрим основные операции каждого потока на схемах 1–3 ниже. На схеме 3 хорошо видно, что операции внутреннего потока складываются из операций исходящего – на этапе подготовки внутреннего документа и входящего потоков – на этапе исполнения. Еще одна особенность потока внутренних документов в том, что список операций можно сократить в зависимости от вида документа.


Схема 1. Операции над входящими документами


Схема 2. Операции над исходящими документами


Схема 3. Операции над внутренними документами

Пример. Служебная записка, которую направляет одно структурное подразделение в другое, пройдет все этапы от подготовки проекта до исполнения. А приказ «пропустит» ровно половину: после регистрации его сразу отправят на исполнение. У входящего и исходящего потоков таких особенностей нет, документы в них последовательно проходят все этапы.

Что такое маршруты документов. Маршрут – путь документа внутри потока. В одном потоке может действовать множество маршрутов. Потока всегда три, а вот маршрутов внутри них могут быть десятки, и у всех организаций они разные. На схеме 4 ниже мы привели три маршрута внутри потока входящих документов.


Схема 4. Пример маршрутов документов внутри потока


Операции, которые выполняют над документами внутри потока, сохраняются на каждом маршруте. Так, все входящие, независимо от того, заявка это от физлица или письмо от министерства, проходят одни и те же операции.

Кто такие участники документооборота

Участники документооборота и остановки на маршрутах документов – сотрудники компании, которые выполняют ту или иную операцию. Рассмотрим их роли и процессы.
 

Таблица 1. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

РолиПроцессы
Исполнитель-автор документа Создает проект документа, организует его отправку и помещение в дело
РегистраторПринимает документ, проводит первичное рассмотрение, регистрирует. Чаще всего эту роль исполняет секретарь
Согласующее лицоДолжностное лицо, которое рассматривает проект документа в рамках своей компетенции на предмет возможных ошибок, соответствия нормам и правилам и т. д.
РуководительВсегда должностное лицо, которое имеет полномочия для рассмотрения документов, вынесения резолюции и назначения исполнителей, подписания документов
Исполнитель заданияВыполняет задачу, поставленную по документу


Чем больше участников, тем больше у документа остановок, а значит тем длиннее его маршрут. Роли участников документооборота меняются на разных маршрутах. Один и тот же сотрудник может быть одновременно исполнителем и руководителем. Например, директор по правовым вопросам может быть на разных маршрутах: исполнителем-автором, согласующим лицом, руководителем, который рассматривает документы, руководителем, который подписывает документы, и исполнителем задания.

Полезный совет

Документы организации делят на: организационные или правовые – инструкции, положения, правила, регламенты, стандарты; распорядительные – приказы, распоряжения; информационно-справочные – акты и протоколы, докладные и служебные записки и др.

Поэтому к каждому маршруту документа нужно подходить индивидуально и описывать его не только по ролям участников, но и по конкретным должностям. Приведем примеры остановок на маршрутах документов входящего потока из схемы 4 (таблицы 2–4 ниже). В таблице 2 вы видите маршрут заявки физического лица. На этом маршруте одну и ту же роль регистратора исполняют два работника – секретарь и сотрудник отдела обслуживания клиентов. Они получают номера 1 и 2, в соответствии со своей очередью на маршруте документа. Из таблиц 2–4 видно, что, несмотря на то что все три документа относятся к потоку входящих писем, в организации они проходят разные маршруты, а одни и те же роли исполняют на этих маршрутах разные работники.


Таблица 2. Маршрут заявки физического лица на получение услуг компании

Потоковая операцияУчастник процесса документооборотаОстановка на маршруте
ПриемРегистратор-1 Секретарь
Первичное рассмотрение Регистратор-2Специалист отдела обслуживания клиентов – физических лиц
РегистрацияРегистратор-2 Специалист отдела обслуживания клиентов – физических лиц
Рассмотрение и вынесение резолюцииРуководитель Начальник управления продаж
Исполнение и направление в делоИсполнитель заданияТехнический отдел



Таблица 3. Маршрут письма от организации о заключении договора на оказание услуг

Потоковая операцияУчастник процесса документооборотаОстановка на маршруте
Прием РегистраторСекретарь
Первичное рассмотрение РегистраторСекретарь
РегистрацияРегистраторСекретарь
Рассмотрение и вынесение резолюцииРуководительНачальник управления продаж
Исполнение и направление в делоИсполнитель заданияСпециалист управления продаж



Таблица 4. Маршрут письма от контролирующего государственного органа

Потоковая операцияУчастник процесса документооборотаОстановка на маршруте
Прием Регистратор Секретарь
Первичное рассмотрение Регистратор Секретарь
РегистрацияРегистратор Секретарь
Рассмотрение и вынесение резолюцииРуководительГенеральный директор
Исполнение и направление в делоИсполнитель заданияЗаместитель генерального директора

Главное в статье СкрытьЧто нужно знать, чтобы самим строить маршруты документов

Чтобы строить маршруты, важно знать: для входящего и исходящего потоков – как распределяются обязанности и полномочия в организации и какая тематика у документов; для внутреннего потока – виды внутренних документов.

Как строить маршруты для исходящего и входящего документопотоков. Узнайте, кто в организации и какие виды входящих документов имеет право рассматривать, а какие виды исходящих – согласовывать и подписывать. Получить эту информацию легко. Во-первых, все это есть в доверенностях или в приказах о предоставлении полномочий. Во-вторых, если у должностного лица есть секретарь, то все можно узнать от него. В-третьих, изучите входящие документы, которые рассматривал сотрудник, и исходящие, которые он подписывал, и выделите их темы.

Из схемы 4 и таблиц 2–4 мы выяснили, что один и тот же вид документа – письмо – может двигаться по разным маршрутам внутри одного потока. С чем это связано? Это зависит от темы письма. Отличным источником информации о темах писем станет одноименная графа регистрационной формы – та, в которую вносят заголовок к тексту письма. Тут же в регистрационных формах видно: для входящих – кто рассматривает письмо, выносит резолюцию и исполняет задание; для исходящих – кто является автором, согласует и подписывает письмо. Рассмотрим это на примере исходящих писем. Предположим, вы проанализировали регистрационную форму для исходящих писем и выделили по темам:
– переписку с государственными органами, администрациями районов города;
– документы судебной переписки;
– предложения о сотрудничестве;
– заявки на ремонт оборудования;
– письма, которые укладываются в общее понятие «переписка по профильной деятельности»;
– переписку с АО «Природные ресурсы».

Опишем участников процессов делопроизводства для каждой темы писем (таблица 5 ниже). Из таблицы видно, что маршрут переписки с АО «Природные ресурсы» аналогичен маршруту переписки с государственными органами, администрациями районов области. Нужно просто объединить названия и получить «Переписку с государственными органами, администрациями районов области, АО "Природные ресурсы"». Маршрут для исходящих писем в этой переписке выглядит так – таблица 6 ниже. Аналогично можно найти и описать маршруты входящего потока документов (таблицы 2–4).


Таблица 5. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем

Тема писемИсполнитель-авторСогласующие лицаПодписант
Переписка с государственными органами, администрациями районов областиСпециалист структурного подразделенияНачальник структурного подразделения. Топ-менеджер по направлению деятельностиГенеральный директор
Документы судебной перепискиСпециалист юридического отделаНачальник юридического отделаДиректор по правовым вопросам
Предложения о сотрудничествеСпециалист коммерческого отдела Директор по продажам
Заявки на ремонт оборудования Начальник производства Главный механик. Технический директор. Главный специалист службы безопасностиГенеральный директор
Переписка по профильной деятельностиСпециалист структурного подразделенияНачальник структурного подразделенияТоп-менеджер по направлению деятельности
Переписка с АО «Природные ресурсы»Специалист структурного подразделенияНачальник структурного подразделения. Топ-менеджер по направлению деятельностиГенеральный директор



Таблица 6. Маршрут исходящих писем с государственными органами, администрациями районов и АО «Природные ресурсы»

Потоковая операцияУчастник процесса документооборотаОстановка на маршруте
Подготовка проектаИсполнитель-авторСпециалист структурного подразделения
Согласование Согласующее лицоНачальник структурного подразделения. Топ-менеджер по направлению деятельности
ПодписаниеРуководительГенеральный директор
РегистрацияРегистраторСекретарь
ОтправкаРегистраторСекретарь
Направление в делоРегистраторСекретарь


Как строить маршруты для внутреннего документопотока. Маршруты внутреннего потока ищем среди разных видов документов. Возьмем для примера два вида внутренних документов, с которыми вы имеете дело чаще всего: служебную записку и приказ по основной деятельности.

Приведем примеры остановок на маршрутах документов внутреннего потока и соотнесем их с участниками документооборота (таблицы 7 и 8 ниже). Из-за того что служебная записка первую половину своего маршрута «живет» как исходящий документ, а вторую – как входящий, роли участников процессов документооборота необходимо нумеровать. Регистратор-1 и Руководитель-1 действуют при отправке, Регистратор-2 и Руководитель-2 – в момент получения записки. Маршрут приказа по основной деятельности – в таблице 8.


Таблица 7. Маршрут служебной записки

Потоковая операцияУчастник процесса документооборотаОстановка на маршрутеПримечание
Подготовка проектаИсполнитель-авторСпециалист структурного подразделенияИсполняются операции потока исходящих документов
Согласование проектаСогласующее лицо
Подписание Руководитель-1Начальник структурного подразделения
Регистрация Регистратор-1Секретарь начальника структурного подразделения
Отправка на исполнение Исполнитель-авторСпециалист структурного подразделения
Прием, первичное рассмотрениеРегистратор-2Секретарь начальника структурного подразделенияИсполняются операции потока входящих документов
Рассмотрение, вынесение резолюции Руководитель-2Начальник структурного подразделения
Исполнение порученияИсполнитель заданияСпециалист структурного подразделения



Таблица 8. Маршрут приказа по основной деятельности

Потоковая операцияУчастник процесса документооборотаОстановка на маршруте
Подготовка проектаИсполнитель-авторСпециалист структурного подразделения
Согласование проектаСогласующее лицоНачальник структурного подразделения
Подписание Руководитель Генеральный директор
Регистрация, отправка на исполнениеРегистратор Специалист канцелярии
Исполнение и направление в делоИсполнитель заданияСпециалист структурного подразделения

Каким способом описать маршрут документа

Описать маршрут можно тремя способами: текстовым, графическим и табличным. Разберем нюансы каждого из них.

Текстовое описание. Такое описание не дает возможности увидеть всю картину маршрута. Нужно вчитываться в текст. Зато это самый простой способ описать маршрут документа. Пример описания – ниже.
 

Текстовое описание маршрута приказа по основной деятельности


Графическое описание. В графическом описании маршрута последовательно показана каждая операция (схема 5 ниже). Чтобы его создать, нужны специальные компьютерные программы. В стандартных офисных программах нарисовать блок-схему можно, но значительно медленнее и тяжелее. Если специальных программ нет, то лучше прибегнуть к табличному описанию маршрута документа.


Схема 5. Графическое описание маршрута входящего письма о направлении пакета первичных документов


Табличное описание. Такое описание тоже состоит из коротких фрагментов текста, но эти фрагменты расположены в графах таблицы, которые обозначают участника процесса. Визуально таблицу воспринимать легче, чем текст.

Главное в статье СкрытьКак проанализировать и оптимизировать маршрут документа

Анализ маршрута документа должен показать, что все остановки на этом маршруте оправданны и необходимы. Чтобы анализировать маршрут документа и понимать, какое звено в цепочке необходимо, а от какого можно безболезненно избавиться, вы должны хорошо представлять процессы, которым посвящен тот или иной документ. При малейшем сомнении обратитесь к участнику процесса – это всегда конкретный работник компании – и задайте ему вопросы.

Как проанализировать маршрут документа. Проанализируем маршрут заявки на ремонт оборудования из таблицы 9 ниже. Вас должно насторожить, во-первых, слишком большое количество согласующих лиц для этого документа: оправданно ли, например, участие в согласовании главного специалиста службы безопасности? Во-вторых, генеральный директор в качестве подписанта для заявки тоже вызывает вопросы.


Таблица 9. Описание маршрута заявки на ремонт оборудования

Наименование этапаАвтор документаСогласующие лицаРуководительРегистратор
СозданиеНачальник производства.
Создает заявку в инициативном порядке
   
СогласованиеНачальник производства.
При наличии замечаний к проекту исходящего документа от согласующих лиц устраняет замечания и направляет проект на повторное согласование
Главный механик.
Согласует проект заявки. Технический директор.
Согласует проект заявки.
Главный специалист службы безопасности.
Согласует проект заявки
  
Подписание   Генеральный директор.
При наличии всех необходимых виз согласования подписывает исходящий документ
Регистрация   Секретарь.
Регистрирует исходящий документ
Отправка   Секретарь.
Организует отправку документа адресату
Помещение в дело   Секретарь.
Помещает в дело визовый (при отправке курьером или по почте) или основной (при отправке по электронной почте или факсу) экземпляр исходящего документа

Пример. Предположим, главный механик согласует заявку на ремонт оборудования в знак того, что своими силами справиться с поломкой не удалось. Это нужная виза. Технический директор согласует заявку как непосредственный начальник главного механика по той причине, что документ подписывает генеральный директор, который должен видеть визы топ-менеджеров, а не руководителей среднего звена. А безопасник не смог объяснить свое участие в цепочке согласования и признался, что подписывает заявки, не читая.

Завершает процесс сбора информации беседа с генеральным директором: почему именно он подписывает заявки на ремонт оборудования? Скорее всего, так повелось еще с тех времен, когда компания была небольшой и шеф лично контролировал все процессы. Когда описывали полномочия технического директора, про заявки просто забыли.

Как оптимизировать маршрут. Вы не можете своим волевым решением отменить одну из остановок на маршруте документа или весь маршрут целиком. Но взять описание маршрута и показать его руководителю, который подписывает документ, чтобы обратить его внимание на лишние точки, вы можете.

Оптимизируем маршрут заявки на ремонт оборудования. Вот что можно с ним сделать: из списка согласующих лиц убрать главного специалиста службы безопасности и передать полномочия подписания заявки техническому директору. В примере (таблица 10 ниже) мы показали вариант оптимизированного маршрута движения заявки.


Таблица 10. Описание оптимизированного маршрута заявки на ремонт оборудования

Наименование этапаАвтор документаСогласующие лицаРуководительРегистратор
СозданиеНачальник производства.
Создает заявку в инициативном порядке
   
СогласованиеНачальник производства.
При наличии замечаний к проекту исходящего документа от согласующих лиц устраняет замечания и направляет проект на повторное согласование
Главный механик.
Согласует проект заявки
  
Подписание  Технический директор. 
При наличии всех необходимых виз согласования подписывает исходящий документ
 
Регистрация   Секретарь.
Регистрирует исходящий документ
Отправка   Секретарь.
Организует отправку документа адресату
Помещение в дело   Секретарь.
Помещает в дело визовый (при отправке нарочно или по почте) или основной (при отправке по электронной почте или факсу) экземпляр исходящего документа


В каком локальном документе зафиксировать маршруты документов

Обратите внимание!

Установленной формы для табеля нет. Справочная литература предлагает разные варианты, но это всегда таблица с количеством граф от 5 до 20

Вы будете использовать маршруты всех документов организации для ежедневной работы, но у всех ваших действий по маршрутизации есть глобальная цель. Вы изучаете потоки документов, находите маршруты, описываете и оптимизируете их, чтобы унифицировать, то есть привести к единообразию и закрепить каждый маршрут в специально предназначенном для этого локальном нормативном акте (ЛНА). Унифицируют документы, чтобы сократить ресурсы на создание и оборот документа. ЛНА, в котором описывают маршруты документов, – Табель форм документов.

Табель форм документов – нормативный документ, в котором есть перечень форм документов, которые разрешается применять в организации, с характеристикой основных этапов их подготовки и прохождения.

Маршруты документов попадают в табель по функциональному признаку, то есть в соответствии с решаемыми организацией задачами. Так, функцию «Регулирование деятельности» реализует приказ по основной деятельности. Функцию «Осуществление внутренних письменных коммуникаций» – служебная записка. А в функции «Прием персонала» будет описан целый комплекс документов, начиная от заявления о приеме на работу и заканчивая личной карточкой.

Наша заявка на ремонт оборудования входит в функцию «Производство». Пример фрагмента из Табеля форм документов с описанием заявки на ремонт оборудования – в таблице 11 ниже. Таким образом, результатом работы над потоками и маршрутами документов организации станет локальный нормативный акт – Табель форм документов.


Таблица 11. Маршрут документа в Табеле форм документов

Функция Наименование документаНосительОтветственный за подготовку документаПериодичность подготовки
12345
Производство Заявка на ремонт оборудованияБумажныйНачальник производстваПо мере необходимости
Согласование Подпись/утверждениеМесто регистрацииАдресатМестонахождение до передачи в архив
678910
Главный механикТехнический директорКанцелярияСервисный центр VGA-CompanyПроизводство

Важные выводы

1. Вся система документооборота состоит из грамотно выстроенных маршрутов документов.

2. Чем больше участников, тем больше у документа остановок, а значит тем длиннее его маршрут. Роли участников процессов документооборота меняются на разных маршрутах. Один и тот же сотрудник может быть одновременно исполнителем и руководителем.

3. Чтобы строить маршруты, важно знать: для входящего и исходящего потоков – распределение обязанностей и полномочий в организации; для внутреннего – виды внутренних документов.

 
Звезда
за правильный ответ
Неправильно
Правильно!
Какие основные операции совершают с внутренними документами?
Подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, отправка и направление в дело
Подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, отправка, прием, первичное рассмотрение, рассмотрение и вынесение резолюции и исполнение, и направление в дело
Прием, первичное рассмотрение, регистрация, рассмотрение и вынесение резолюции, исполнение и направление в дело