Как составить и оформить новогоднее поздравление для партнеров и клиентов
У секретарей есть уникальная возможность ощутить оптимистический дух предновогодних дней уже в конце ноября – начать писать рождественско-новогодние поздравления деловым партнерам и коллегам. Грамотно составленное и вовремя отправленное новогоднее поздравление может повысить лояльность партнеров и клиентов, приятно их удивить и напомнить о вашей компании. Как составить и оформить такое поздравление? Читайте в статье.
Кого включить в список адресатов
Полезный совет
Внимательно отнеситесь к формированию списка адресов электронной почты и почтовых адресов. Эти данные – основа дальнейшей работы
С новогодними праздниками принято поздравлять российских и зарубежных партнеров, поставщиков, постоянных и VIP-клиентов, руководителей филиалов и представительств компании в других городах. Не забудьте поздравить представителей государственных структур, с которыми взаимодействует организация, администраций и органов местного самоуправления, банков и кредитных организаций, обслуживающих организаций. Убедитесь, что все ключевые партнеры, контрагенты и клиенты присутствуют в списке.
Как оформить новогоднее поздравление
На дизайн новогоднего поздравления все обращают внимание. Во многих организациях есть правила использования основных элементов фирменного стиля – логотипа, цветовых сочетаний и пр. Если же в вашей организации нет таких требований, то выберите цвета сами, исходя из своих предпочтений. Как оформить новогоднюю открытку? Предлагаем четыре распространенных способа.
Полезный совет
В тексте письма рекомендуем использовать шрифты Arial, Courier, Georgia, Tahoma, Times New Roman, Verdana. Они корректно отображаются в любых почтовых сервисах и на любых устройствах
Новогоднее поздравление на бланке письма. Таким образом оформляют официальные поздравления, например, для государственных организаций. Поздравления, оформленные на бланке письма, должны включать все необходимые реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-20031. Более креативный способ – оформить поздравление не на бланке организации, а на специальной бумаге с орнаментом, водяными знаками и т. д.
Новогодняя открытка. Хотя современные организации 80% коммуникаций ведут с помощью электронной почты, всем приятно получить красивую бумажную открытку. Выбирайте оригинальные, стильные открытки. Обратите внимание на открытки ручной работы. Такая открытка даст понять вашему клиенту или партнеру, что он уникален. Открытки ручной работы продают в специализированных магазинах, салонах цветов, их можно заранее заказать в Интернете на специализированных сайтах.
Новогодняя email-рассылка. Такое письмо может включать новогоднюю шапку с логотипом вашей компании и новогодние картинки. Если есть возможность, привлеките дизайнеров, которые создадут стиль по вашим пожеланиям.
Полезный совет
Поздравительные письма не должны дублировать тексты прошлых лет. Поэтому обязательно проверьте, какое и кому было отправлено поздравление в прошлом году
Новогодние электронные открытки. Вы можете создать ее с нуля или отредактировать шаблон открытки из Интернета. Сделать это можно в графическом редакторе – например, в Adobe Photoshop. В качестве бесплатной альтернативы используйте онлайн-фоторедакторы – Avatan, Pixlr, Picmonkey.
Как составить текст новогоднего поздравления
Поздравительное письмо чаще всего пишут в свободной форме, но используют деловой стиль. Не бойтесь теплых слов, ведь Новый год и Рождество – праздники веселые, радостные, семейные. Если адресаты поздравлений отличаются по статусу и рангу, подготовьте несколько поздравительных текстов. Неэтично отправлять один и тот же текст поздравления, например, директору компании-партнера и менеджеру фирмы-партнера, с которым у вас в силу одного возраста или постоянных профессиональных контактов сложились дружеские отношения.
Поздравительное письмо должно иметь структуру (таблица ниже), так вы не забудете написать все, что хотели, и текст будет лучше восприниматься адресатом. Поздравительное письмо включает: обращение, основную часть с поздравлениями, пожеланиями, словами благодарности и планами на будущее и заключительную часть. Если вы отправляете письмо на бланке или по электронной почте, укажите тему письма.
Таблица. Структура текста новогоднего поздравления
Обращение. Не пропускайте эту важную часть письма. Традиционная в деловой среде форма обращения начинается со слова «Уважаемый (ая)…». Для новогоднего поздравления можно использовать менее официальные обращения: «Дорогой…», «Дорогие партнеры (коллеги)». Постарайтесь подготовить шаблоны рассылок или открытки с индивидуальным обращением для каждого адресата.
Полезный совет
Необязательно включать все элементы в один текст – меняйте структуру на свое усмотрение
Основная часть. Опишите причину написания письма – поздравление с Новым годом, напишите о значении праздника и его важности. Охарактеризуйте прошедший год – обычно это делают в поздравительных письмах партнерам, руководителям филиалов в других городах, сотрудникам. Здесь важно упомянуть изменения и знаковые события в жизни организации. Поблагодарите коллег и партнеров. Если письмо адресовано партнерам, выразите надежды на сотрудничество и на совместные планы. Напишите пожелания: в поздравительном письме желают благополучия, процветания, успехов в работе и личной жизни, надежных партнеров, завоевания новых рынков и лояльных клиентов. Также можно пожелать здоровья и счастья семье адресата.
Заключительная часть. В заключении напишите этикетную формулу вежливости. Она может быть нейтральной, как обычно: «С уважением,...». В поздравительном тексте допускаются и другие заключительные фразы, которые вы найдете в таблице: «С наилучшими пожеланиями,...», «С пожеланием удачи и успехов,...», наконец, «С наступающим Новым годом!». Подписи в поздравительных письмах оформляются в соответствии с общими правилами оформления деловых писем.
Мы подготовили для вас тексты новогодних поздравлений для нескольких категорий адресатов. Вы найдете десять текстов поздравительных писем здесь.
Каких типичных ошибок следует избегать
Поздравление в стихах. У адресата может возникнуть ощущение, что вы использовали первый же найденный в Интернете вариант. Если ваша организация выбрала стихотворную форму поздравлений, закажите или напишите оригинальный текст. Такие произведения можно заказать на сайтах фрилансеров.
Сленг или разговорные слова. Использовать их для поздравления деловых партнеров и клиентов нельзя. Такие поздравления больше подходят для друзей и членов семьи.
Неудачное оформление письма. Не используйте слишком много изображений в письме, яркий фон и узоры. Избегайте броских, вычурных шрифтов.
Стандартные тексты и картинки из Интернета. Не пожалейте времени, чтобы составить разные тексты для рождественско-новогодних поздравлений. Пусть среди множества поздравительных писем деловым партнерам запомнится именно ваше поздравление. Новогоднюю открытку можно заказать дизайнерам или сделать самостоятельно.
1. Если адресаты поздравлений отличаются по статусу и рангу, подготовьте несколько текстов поздравлений. Неэтично отправлять один и тот же текст поздравления.
2. Поздравительное письмо должно иметь структуру, так вы не забудете написать все, что хотели, и текст будет лучше восприниматься адресатом. Вы можете менять структуру.
3. Избегайте стихотворных поздравлений, текстов и изображений из Интернета. Это разочарует вашего адресата. Используйте индивидуальный подход и подключите вашу креативность!
Важные выводы