Как секретарю создать электронный архив документов

Сложно представить компанию, у которой нет электронного архива. Это либо электронный архив организации, либо архив конкретного работника. Электронный архив компании создают с помощью специализированных программ. Сотрудники создают собственные архивы с помощью файловых хранилищ на сервере организации, выделенного места в рабочем компьютере или съемных носителей. В статье остановимся на второй ситуации и подробно расскажем, как секретарю самостоятельно организовать электронный архив.

Зачем секретарю создавать собственный архив

У каждого работника есть документы, которые важно сохранить и упорядочить. Это: шаблоны писем и приказов, распоряжения руководителя, локальные акты и инструкции и т. п. Чтобы не потерять ценные документы и иметь к ним оперативный доступ 24 часа в сутки, создайте собственный архив. Для секретаря это особенно актуально. Через него проходит много информации, и если ее не структурировать, то потом трудно найти, чтобы обработать или использовать повторно как шаблон. На поиск уходят минуты, а то и часы. Кроме того, руководитель и сотрудники компании нередко обращаются к секретарю в поисках документов. Поэтому в интересах секретаря создать целостный электронный архив, в котором данные структурированы.

Итак, электронный архив необходим, так как помогает упростить, ускорить и упорядочить работу с документами:
– оперативно найти нужную бумагу;
– исключить утрату или повреждение информации.

Какие документы хранить в архиве и как структурировать

Что архивировать

В архив добавляйте документы, к которым вам регулярно приходится обращаться. Речь идет как о шаблонах для работы, например бланки организационных приказов и образцы стандартных писем, так и о готовых документах: приказы руководителя, исходящие письма партнерам и т. п. Универсальный список для хранения предложить не получится, так как в каждой компании свои особенности. При этом в архиве не обязательно хранить только текстовые файлы. Можно аудио- и видеофайлы. Например, записи встречи с партнерами, семинара или конференции, видеопрезентации о компании.

Документы в архив можно добавлять сразу, как только они получены или оформлены. Другой вариант: установить периодичность пополнения архива и ей следовать. На практике популярный вариант: обновлять архив один раз в неделю. За неделю накапливаются документы, но не слишком много, поэтому их размещение в архиве не займет много времени.

Структура архива

Структура должна быть легкой и понятной именно вам. Структура удачная – если вам не приходится задумываться, где хранить тот или иной документ. Поэтому структура архива может быть уникальной с учетом ваших предпочтений или классической и дублировать номенклатуру дел организации. Как показывает практика, удобно классифицировать документы по видам и разновидностям, а внутри – по контрагентам.

Еще по этой теме

«Передача электронных документов в архив организации»

Совместная работа с архивом и разграничение прав доступа

Если архив размещен на корпоративном сервере и работают с ним и другие сотрудники, продумайте, как разграничить доступ к архивным папкам. Например, у вас полные права на размещение, копирование, редактирование и удаление документов. А у других сотрудников – права на размещение и копирование.

При совместной работе над архивом сразу оговорите требования к формату размещаемых документов и названиям файлов. Так, если речь идет о документах с подписями, храните их в формате PDF. Что касается названия файлов, то лучше выработать единые правила.

В каких форматах лучше хранить электронные документы

Форматы устаревают каждые 5–7 лет. Как быть? Используйте распространенные форматы. В этом случае меньше вероятность, что разработчик откажется от них. Если говорить о скан-копиях документов, то распространенный формат – PDF, для текста – MS Word, для таблиц – MS Excel, для презентаций – MS Power Point, для аудиофайлов – WAV, AIFF, для видеофайлов – JPEG, AVI.

Например, секретарь подготовила исходящее письмо с приложениями. Письмо подписано, скан письма с приложениями подготовлен в формате PDF и направлен контрагенту. У секретаря есть версия этого письма в формате MS Word, а приложения к нему сохранены в формате MS Excel. Таким образом, в архив секретарь отправит скан письма в формате PDF, версию этого письма – в формате MS Word, приложения – в формате MS Excel. Если секретарь пересылал письмо контрагенту по электронной почте, то стоит сохранить в архиве и электронное письмо.

Полезный совет

Не храните файлы на локальном диске С. На нем устанавливают операционную систему. Если придется переустановить или отформатировать операционную систему, это затронет только файлы с диска С. С файлами на другом диске ничего не случится

Где и как хранить электронные документы?

Архив нужно где то хранить. Возможны три варианта:
– файловые хранилища, то есть выделенное IT-специалистами место на сервере организации;
– выделенное место на личном компьютере;
– съемные носители – CD и DVD-диски, флеш-накопители, внешние жесткие диски.

Файловые хранилища

Их создают на сервере. Объемы памяти сервера большие, поэтому возможности для хранения данных почти безграничны. Для выделения места под архив на сервере вам понадобится помощь IT-специалистов.

Файловое хранилище на сервере удобно для хранения архива, если с ним работает несколько специалистов. Если вы создаете архив, к которому больше ни у кого нет доступа, то проще организовать его на своем рабочем компьютере.

Архив на рабочем компьютере

В этом случае вы можете сами определить, есть ли свободное место для хранения и сколько. Для проверки выполните простые действия (рис. 1, 2).

1. Нажмите кнопку «Пуск» и выберите кнопку «Компьютер».

2. В открывшемся окне наведите курсор на любой диск, кроме локального диска С, и нажмите правую кнопку мыши.

3. Откроется окно, в котором выберите опцию «Свойства» (рис. 1).

Рис. 1. Опция «Свойства» на локальном диске

В окне «Свойства» наглядно показано, сколько места занято, а сколько свободно на диске (рис. 2). Если места достаточно, создайте архив в виде папок. Для нормального функционирования у вас должно быть свободно не менее 20% объема диска. Если места нет, обратитесь к коллегам из IT-службы. Они помогут решить вопрос.

Рис. 2. Вкладка «Общие» в папке «Свойства»

Еще по этой теме

«Внесение правил работы с электронными документами в инструкцию по делопроизводству»

Съемные носители

Выступают как дублирующие архивы, если есть основной на компьютере или сервере. Это уменьшает риски потери данных. Дублируйте файлы на съемные носители не реже одного раза в неделю. При выборе съемного носителя учитывайте размеры электронного архива, срок службы носителя и удобство использования:

– CD-диски – 700 Мб. Объем памяти небольшой, да и носитель хрупкий: легко поцарапать и повредить. Носитель удобен для записи и передачи копий документов. Срок службы: от 3–5 до 20 лет;

– DVD-диски – 4,7 Гб. Объем памяти больше, чем у CD-диска, но тот же недостаток – хрупкость. Носитель удобен для записи и передачи копий. Срок службы: от 3–5 до 20 лет;

– флеш-накопители – до 64 Гб. Объем памяти у них больше, носитель менее хрупкий и записать документы на него проще, чем на CD и DVD-диски. Флешки небольшие, поэтому часто теряются. Срок службы: 7–8 лет;

– внешние жесткие диски – до 4 Тб. Среди съемных носителей удобный с точки зрения объема памяти и физических свойств. Носитель не хрупкий и не маленький по размеру. Поэтому в отличие от флешек нет опасности, что диск потеряется. Срок службы: 3–10 лет;

– твердотельные SSD-накопители информации. Это накопители последнего поколения, в которых нет движущихся элементов, как в жестком диске. Для хранения памяти в SSD используется флеш-память. Преимущества SSD-накопителей: скорость работы, устойчивость к механическим повреждениям, малое энергопотребление. Из минусов – высокая цена по сравнению с другими носителями. Срок службы: 7–8 лет.

Съемные носители регулярно проверяйте на читаемость, то есть периодически просматривайте записанные на них данные. Кроме того, важно контролировать устаревание носителя.