Необычные поручения руководителя – что делать? (Школа практической психологии)
Как мы мысленно разделяем задания руководителя?
Оказывается, в голове у нас работает своеобразный «сортировочный пункт». Он разделяет задания на ряд категорий.
- Рутинные задания.
Это обычная текучка. Она не предвещает особых затрат нервов и усилий или проблем с начальством.
- Особо сложные задания.
Вызов нашим способностям. Сложным может стать любое задание. Особенно если для его решения не хватает ресурсов: денег, времени, знаний, техники, людей и т. д. Решать такие задания надо прежде всего путем анализа информации. Как добиться того результата, которого хочет руководитель? Есть ли такая возможность в принципе? Чего не хватает, можно ли это получить и т. д.?
- Коллективные задания.
Связаны с другими людьми. А у них, в свою очередь, могут быть свои капризы, желания/нежелания, обстоятельства и т. д.
- «Личные» задания.
Не относятся напрямую к работе и являются личной просьбой руководителя. Например, его семейные дела, покупка каких-то вещей, решение личных проблем и т. д.
К разряду необычных поручений относятся либо особо сложные задания, либо личные.
Вот некоторые примеры необычных поручений:
- Остановить самолет, т. к. руководитель опаздывает на посадку. Увы, эта необычная задача является распространенной в работе помощников. Она либо решается (при наличии соответствующих ресурсов), либо нет. И тогда руководитель летит следующим рейсом или отменяет/переносит встречу. На самом деле действовать надо по-другому. Руководителя следует приучать приезжать в аэропорт заблаговременно.
Авиакомпания несет значительные убытки за каждую минуту задержки рейса. Принимаются новые законы, правила, чтобы предотвратить такие ситуации. Так что задержать самолет в наши дни практически невозможно.
В разговоре с руководителем разделяйте зоны влияния. Обозначьте, на что вы можете повлиять, а на что нет. Тогда в следующий раз начальник сам будет стараться успеть на рейс. А если он о нем забыл, обязательно заранее ему напомните.
- Сделать что-то для семьи руководителя (отвезти животных к ветеринару, заказать путевки, выбрать детский лагерь, сопроводить его жену на шопинг и т. д.). В чем тут подвох? Вы начинаете делать то, что не входит в ваши рабочие обязанности. И один раз согласившись, вы вряд ли сможете остановиться. Поэтому при первой просьбе надо определиться, готовы ли вы и дальше этим заниматься.
Если нет, так и скажите. Но учтите, за это могут и уволить. Если да — то не жалуйтесь впоследствии. Помните — это был ваш личный выбор. Это вы не смогли однажды сказать простое слово из трех букв: «Нет!» Если решитесь отказать — продумайте, как это сделать тактично.
- Сделать что-то личное для самого руководителя. Например, найти и купить редкую книгу, лекарства или др. Другие варианты: придумать кому-то подарок ко дню рождения (вместо руководителя), заказать (или самостоятельно приготовить) еду (например, сотню бутербродов для корпоративной вечеринки). Или оплатить коммунальные счета, штрафы ГИБДД и т. д.
- Организовать что-то сложное для руководителя и его семьи (например, свадьбу детей, празднование юбилея, ремонт загородного дома, нестандартный тур в зарубежные страны и т. д.).
- Заняться несвойственными вам обязанностями (озеленением территории организации, покупкой и установкой техники, быть личным водителем и т. д.). Это может объясняться отсутствием необходимых специалистов в штате или нежеланием платить за услуги сторонних работников.
Что делать, если вам дали необычное поручение?
Не впадайте в ярость и другие негативные состояния. Когда вы получаете подобное поручение, обдумайте несколько вопросов:
- Затраты. Что вам требуется для выполнения данного дела?
Время, деньги, информация, способность находить решение там, где его никто не видит, личные умения, знания, навыки и т. д.
Если компенсация значительно превышает затраты (как в материальном, так и в нематериальном выражении, например, в виде благодарности руководителя) и вам не противно это делать — соглашайтесь. Не отказывайтесь делать те дела, которые можно выполнить бесплатно и быстро.
Например, найти информацию в Интернете.
Как быть, если затраты (например, времени и усилий) несоразмерны с вашим личным вознаграждением? Придумайте, как сделать так, чтобы начальник получил желаемое, но без вашего участия.
Например, он хочет подарить кому-то букет цветов. Вы заказываете услугу через специальную службу (естественно, за его счет).
Начальнику нужна услуга «Трезвый водитель» — вызываете соответствующего специалиста. (Разумеется, после предварительной договоренности с шефом.)
Не бойтесь отказываться! Иначе на вас свалятся такие дела, с которыми вы не сумеете справиться ни при каких обстоятельствах. Только отказываться надо грамотно. Ни в коем случае не говорите: «Это не мое дело!» Предлагайте варианты, аргументируя, почему они лучше (чем изначальная идея руководителя). Пусть последнее слово остается за вашим начальником.
- Вознаграждения. Выполняя несвойственную вам работу, вы учитесь чему-то новому. Если вас просят о чем-то личном, вполне уместно озвучивать, сколько это стоит. Один из способов отказа — это позиционирование себя выше рынка.
Например, вы согласны заняться репетиторством с ребенком начальника. Но вы берете за это в 3–5 раз больше, чем обычный репетитор. Если вам не нравится этим заниматься — передавайте это дело тем, кому это доставляет удовольствие. (Например, общение с детьми руководителя — это задача няни, репетитора и т. д.)
Попробуйте разложить задачу на составные части.
Начальник хочет сделать портфолио для конкурса певцов? Ему потребуется сценический костюм, фотограф, студия. Можете ли вы все это организовать? Да! Предложите 2–3 варианта. Но все затраты пусть несет ваш руководитель. Вам это практически ничего не стоит. Ваше время все равно пройдет на работе.
При правильном отношении вы можете заодно развлечься, отдохнуть, узнать что-то новое и интересное. Все это, возможно, пригодится вам в будущем.
ВНИМАНИЕ!
Ваша работа заключается в том, чтобы ваш начальник был доволен. Или на этом ваша работа с ним закончится.
- Риски. Говорят, «кто не рискует, тот не пьет шампанское». Берясь за сложное дело, вы рискуете его не выполнить. Но и отказываясь от поручения руководителя вы тоже рискуете. Оцените степень возможного риска.
Например, сверхурочная работа. Как она может отразиться на вашей личной (семейной) жизни? Что будет, если такая работа будет одноразовой? А если эти случаи начнут повторяться все чаще?
- Возможности. Какие дальнейшие возможности открывает это необычное поручение?
Например, занимаясь подбором персонала, вы со временем можете стать начальником соответствующего отдела.
НА ЗАМЕТКУ!
Общая рекомендация. Если вы можете сделать то, что просит ваш руководитель, сделайте это.
В предыдущих статьях я уже неоднократно писала, что самое главное в работе секретаря или личного помощника — это доверие. Если оно пропадает, то в вашей работе больше нет никаких перспектив. Доверие очень сложно заработать, но легко потерять. И когда вы принимаете решение о выполнении необычного поручения, спросите себя, поможет ли его выполнение укрепить доверие. Многие видят работу очень узко, формально. Однако в офисах трудятся не роботы, а живые люди. У всех есть свои собственные задачи, требующие немедленного решения.
Допустим, для вас жена или дети руководителя — это лишь голоса по телефону. (Возможно, вы с ними никогда не виделись или встречались всего несколько раз.) А для него самого это те люди, ради которых он работает. И они обязательно выразят свое недовольство, если вы возьметесь за какое-либо дело и провалите его. А он в свою очередь выскажет свои претензии вам.
Отказаться от поручения и пережить шквал негативных эмоций руководителя иногда более разумно. Это лучше, чем потом быть уволенной за то, что согласились и не выполнили задание. Во всех остальных случаях, если вы можете помочь вашему руководителю, то помогайте. И неважно, личное это дело или рабочее. Как и всякий другой человек, начальник любит, когда к нему относятся хорошо. И не любит, когда ему немотивированно отказывают, выражают недовольство и т. д. Когда встанет вопрос о вашей премии или увеличении оклада — поверьте, он вспомнит все.
Как находить решение для сложных проблем?
Необычные поручения достаточно сложны. Иначе они были бы рутинными. И бывает, что никто не знает, как с ними справляться.
Практический пример
Татьяна работает в холдинге. Это многоплановый бизнес, включающий сельское хозяйство, розничную торговлю, производство и даже… теннисный клуб. Однажды руководитель попросил Татьяну создать макет карты с расположением отдельных подразделений холдинга.
В данном случае важно узнать, для чего именно потребуется эта карта. Кто ее будет видеть? Какой размер она будет иметь? Если карту будет видеть только руководитель (и, возможно, сотрудники), то можно обойтись собственными силами (как и поступила Татьяна). А если у карты будет имиджевая составляющая? Тогда к ее созданию логично привлечь специалистов. Составлением карт занимаются картографы. Можно найти соответствующего фрилансера (дистанционно) и дизайнера, которые нарисуют, оформят и напечатают карту. Однако такая работа, безусловно, потребует больше затрат. Поэтому она должна быть предварительно согласована с руководителем. В нашем случае Татьяна просто взяла из Интернета карту. Затем с помощью офисных программ она нанесла на нее соответствующие надписи.
Если вы не знаете, как выполнить задание, вам поможет метод мозгового штурма. Его можно проводить самостоятельно или с помощью других людей (которым вы доверяете).
1. Сформулируйте задачу по возможности четко. Руководители любят, когда вы сами предвидите последующие шаги. Поэтому они забывают вам сказать обо всех обстоятельствах дела. Эти подробности всплывают впоследствии и могут полностью изменить ваши планы. Для начала ознакомьтесь с задачей. Обдумайте ее, узнайте информацию в Интернете, у сотрудников и т. д. Затем сформулируйте список вопросов. Задайте их руководителю, чтобы не делать лишней работы.
2. Придумайте все возможные варианты. (На этапе мозгового штурма важно не критиковать, а записывать любые, даже бредовые идеи.)
Например, руководитель захотел, чтобы по щелчку пальцев его кабинет превращался в комнату психологической разгрузки. На уточняющие вопросы не отвечает, говорит: «Придумай сама, ты же умная».
Возможные варианты:
• автоматически опускающиеся светозащитные жалюзи;
• включение релаксирующей музыки или видео;
• установка успокаивающего предмета (например, электрического декоративного водопада).
Поищите в Интернете, подбирая поисковые фразы, разные варианты. Например, массажное кресло, майнд-машину, специальную программу для аутогенной тренировки на компьютере и т. д.
НА ЗАМЕТКУ!
Майнд-машина (устройство аудиовизуальной стимуляции) — устройство, вводящее человека в состояние глубокой расслабленности.
3. Оцените придуманные вами варианты. Сколько это стоит? Что еще, кроме денег, может потребоваться? Возможно, ваш начальник имел в виду что-то другое?
4. Сделайте презентацию. Желательно предлагать не слишком мало (не менее трех), но и не слишком много вариантов.
5. Самостоятельно выберите вариант (если нет возможности обсудить его с руководителем и цена вопроса невелика).
6. Приступайте к выполнению. По мере возникновения новых обстоятельств возвращайтесь к предыдущим шагам.
К сожалению, не все проблемы могут быть решены даже методом мозгового штурма. Бывают и противоречивые требования.
Например, получить бесплатно качественную услугу, за которую требуется заплатить.
А то и вовсе возникает форс-мажор, и ситуация в принципе не решается.
Например, временно отменяются определенные рейсы по тому или иному направлению.
В этих случаях цель меняют на другую, откладывают либо просто от нее отказываются. (Это происходит не сразу, а после того, как руководитель убедится в ее недостижимости.)
Психологические барьеры и способы их преодоления
«Я не могу»
Порой под словами «я не могу» на самом деле скрывается «я не хочу». Помощник руководителя — это уникальный специалист. Он вложил много сил и времени в свое образование, внешний вид и т. д. У специалистов по подбору кадров есть термин «избыточная квалификация». Он обозначает сотрудника, знания, умения и навыки которого значительно превышают необходимые. Казалось бы, быть «умной и красивой» — хорошо. Но не всегда.
Люди с избыточной квалификацией часто меняют место работы. Причина — оно не соответствует их амбициям и возможностям. И, как следствие, пожеланиям по размеру заработной платы.
Руководитель хочет, чтобы его личный помощник был незаменимой «палочкой-выручалочкой». Помощник должен легко и быстро справляться с любыми проблемами. На практике секретарю приходится заниматься множеством дел, не входящих в его непосредственные обязанности. Эти дела могут казаться руководителю слишком простыми и малозначащими. Чем меньше компания, тем больше подобных непрофильных задач поступает. В крупной организации помощнику не нужно самостоятельно выполнять сторонние обязанности. Достаточно делегировать это задание нужному человеку.
Например, вопросы перевозки руководителя поручить водителю, закупки чего-либо — снабженцу, а бронирование авиабилетов — специалисту.
В небольших компаниях такой возможности нет. Но это не означает, что любое дело вы тут же должны выполнять самостоятельно и из подручных материалов. Если вы действительно можете его сделать и вам доставляет это удовольствие — замечательно. А если вы не можете гарантировать необходимый уровень качества? Стоит задуматься, кому его можно поручить и во сколько это обойдется. А уже потом обосновывать причины начальнику, чтобы убедить его согласиться с вашей идеей.
«Нет денег»
Помощник руководителя может считать, что у компании нет «лишних» денег. Но как только выгода становится очевидной, деньги чаще всего находятся. Чтобы убедить в этом руководителя, сначала стоит убедиться в этом самостоятельно.
В примере с составлением карты холдинга было достаточно нанести на карту из Интернета нужную информацию. Это можно сделать и обычной шариковой ручкой. (А карту купить в ближайшем книжном магазине или распечатать на принтере.) Но если речь идет о важной и ответственной выставке, то тут сэкономить не получится. Нелепо заплатить за участие несколько тысяч долларов и испортить все впечатление, сэкономив менее сотни.
«Это унизительно»
Секретаря Софью попросили наклеить номерки на спинки кресел в актовом зале, снятом для корпоративного мероприятия. «Это унизительно», — сказала Софья в разговоре с коллегами.
Практически никакой сложности данная работа не представляет. Так что же делает ее для Софьи унизительной? Почему она считает, что это поручение недостойно ее? Увы, в основе таких идей лежит неадекватная самооценка — завышенная или заниженная.
Так, в Индии есть жесткая система каст, и некоторые виды труда выполняются только людьми из определенных социальных слоев. Остальные же считают подобный труд для себя унизительным. Но в нашем обществе мало профессий, которые официально признавались бы «особенными». Конечно, многие не хотят, чтобы их дети стали дворниками. Но все, что выше, воспринимается более-менее адекватно. Однако как только мы переходим от общих понятий к частным, все становится гораздо сложнее.
НА ЗАМЕТКУ!
Примерно 50–70% секретарей не любят подавать чай/кофе. При этом значительная часть из них готова подавать напитки своему руководителю. Тем не менее они не хотели бы заниматься этим (как официантки) большую часть своего рабочего времени.
Унизительно ли подать хорошему человеку кофе? Нет! Но в голове может мелькать сложная цепочка мыслей, которая делает простое действие неприятным. Что делать? Возьмите лист бумаги и запишите на нем всю цепочку ваших мыслей. Например:
«Это так унизительно — выгнать муху из кабинета руководителя!»
«Что я, обслуга какая-то?»
«Он сам не может это сделать?»
«Ну да, сегодня муху прогнала, завтра лекарства в аптеке купила — у меня что, самоуважения совсем нет?»
Записав на листок свои мысли, подождите, когда у вас появится свободное время. Посмотрите на ситуацию под другим углом, взглядом постороннего человека.
Вы выгнали муху из кабинета — неужели это реально так сложно? И почему передать лист бумаги вас не унижает, а выгнать муху роняет ваше достоинство? Чем так сильно отличаются для вас два этих простых действия? Действительно ли ваше самоуважение должно зависеть от ряда мелких житейских обстоятельств? А если вы завтра споткнетесь и упадете в грязь? Тогда самоуважение вообще должно навсегда вас покинуть?
Задавая себе ряд подобных вопросов, можно «расшатать» свои убеждения. Так вы перестанете каждый раз чувствовать негатив на ровном месте.
«Это слишком сложно»
Никто не требует от вас чего-то сверхъестественного. Того, что выходит за рамки обычных человеческих возможностей. Ваши страхи скорее всего вымышленные. Вы чего-то не знаете? Ищите, где, у кого и как получить необходимую информацию. В наш век это сделать гораздо легче, чем раньше. 99% информации можно бесплатно найти в Интернете в открытом доступе. За оставшийся 1% можно и заплатить.
Слишком сложной работа становится тогда, когда не ясно, чего мы хотим. Сколько это стоит, как это получить, где это найти? Задавая ряд подобных вопросов, мы проясняем цель. А потом находим под нее подходящие средства.
Вам сложно пройти несколько километров пешком? Это и не нужно! Берегите себя! Попросите водителя или денег на такси. Воспользуйтесь общественным транспортом.
Работу надо выполнить в нерабочее время? Прекрасная возможность договориться об отгуле! Возможно, он вам когда-нибудь в будущем понадобится.
Вы не можете сделать это в одиночку? Составьте список людей, помощь которых вам требуется. Четко опишите, что должен делать каждый из них. Сколько времени примерно им на это потребуется?
А если задача не входит в должностные обязанности сотрудника? Если его как следует попросить, можно рассчитывать на помощь. Если необходимых людей в организации нет, поищите сторонних экспертов. Узнайте, сколько денег потребуется на оплату их услуг.
Особенность психологических барьеров в том, что они нематериальны. Иными словами, они находятся в вашей голове. Что будет, если вам удастся их убрать? Тогда справиться почти с любым делом будет гораздо легче и веселее. Вы не будете чувствовать обреченность, груз ответственности и другие негативные эмоции.
В этой статье мы говорили о том, как справляться с нестандартными поручениями и нужно ли это делать всегда. В следующем номере будет обсуждаться тема «Что делать, если начальник на вас кричит?». Не всем, увы, попадаются руководители-«подарки», которые и ласковое слово скажут, и дополнительную премию выпишут. А если у вас начальник «из ада»? Что делать в этой ситуации? Читайте в новых выпусках!
