Издание приказов: важные нюансы
Kак показывает практика, не все секретари и
Окончание. Начало см. Справочник секретаря и
Издание совместного приказа
В каких случаях возникает надобность в издании приказа совместно двумя организациями? Какие организации могут издавать приказ совместно?
На первый взгляд, приказ является внутренним документом организации, поэтому его действие может распространяться только на сотрудников организации. Разве может приказ издаваться сразу двумя компаниями?
В практике управленческой деятельности возможны ситуации, когда необходимо принимать совместное решение — решение руководителей двух или более организаций. Такого рода решения оформляются совместными документами. Как правило, издаются совместные распорядительные документы: приказы, постановления, решения.
Указанная практика характерна в большей степени для органов государственной власти, но может встречаться и в коммерческих структурах.
В настоящее время издание совместных приказов нормативно не урегулировано: нет единых норм издания подобных документов. Порядок их издания регламентируется различными документами, такими, например, как Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от
Дадим несколько рекомендаций по оформлению совместных приказов из практики делопроизводства:
- Совместный приказ оформляют не на бланке (если совместные документы издаются организациями систематически, возможно изготовление соответствующих совместных бланков).
- Наименования организаций, от имени которых издается приказ, располагают в левом и правом углах верхней части листа, на одном уровне. Исключением является случай, когда совместный приказ издается двумя разностатусными организациями: в этом случае наименование организации, имеющей более высокий статус, выполняется выше, а сами наименования центруются.
Пример шапки приказа с разностатусными организациями
- Наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается центрованно.
- Дату оформляют от левого поля (дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи).
- Регистрационный номер документа — справа, у правого поля через косую черту в порядке указания авторов в документе (например, 12/15).
- Распорядительное слово в тексте документа пишется во множественном числе («приказываем»).
- Реквизит «Подпись» выполняют таким образом, чтобы личные подписи должностных лиц располагались на одном уровне, например:
- При подписании совместного приказа подписываются все экземпляры,
т. к. число подлинников равно числу организаций, издающих совместный приказ.
Пример совместного приказа
Приведем в качестве примера совместный приказ, составленный сотрудником с недостаточной квалификацией.
Пример совместного приказа, выполненного с ошибками
В оформлении данного совместного приказа присутствуют следующие ошибки:
• наименования организаций расположены на разных уровнях, несмотря на то, что они имеют одинаковый статус;
• номер приказу присвоен только одной организацией;
• реквизиты «Подпись» расположены не на одном уровне.
Подводя итог, стоит отметить, что грамотное составление совместных
Совместно изданные приказы конкретизируют вопросы взаимодействия этих организаций. При необходимости в них может быть указана степень взаимоподчиненности в решении совместных задач. Соответственно, при участии в мероприятии работников разных организаций оптимальным решением будет издание совместных
В заключение хочется сказать, что приказ — один из важнейших документов, который издает любая организация. Чтобы приказ имел законную силу, он должен быть безупречно оформлен. Наша статья призвана помочь секретарям, работающим с приказами, более глубоко вникнуть в некоторые нюансы, сопровождающие его издание.
